Adjointe exécutive, droit des affaires

Êtes-vous à la recherche d'un nouveau défi administratif? Êtes-vous intéressé par une carrière dans le secteur juridique? Avez-vous de l'expérience en tant qu'adjointe exécutive dans un cabinet d'avocats ?Souhaitez-vous vous joindre à une organisation nationale qui favorise le développement personnel des individus et offre des perspectives de carrière stimulantes ?Notre client, un important cabinet juridique national, cherche à embaucher une Adjointe exécutive, droit des affaires pour leur bureau situé au centre-ville de Montréal.N'hésitez pas à postuler si vous pensez être la bonne personne pour le poste Avantages- Salaire compétitif basé sur l'expérience- 3 semaines de congés- 6 jours de congés personnels + 2 jours supplémentaires (1 pour le bénévolat et 1 pour l'anniversaire)- Assurance maladie complète dès le premier jour, payée par l'entreprise- Modèle de travail : 4 jours au bureau et 1 jour à distance- Forte implication dans la communauté et engagement en faveur de l'équité, de la diversité et de l'inclusionResponsabilités- Fournir un soutien administratif à un membre du conseil d'administration, à un membre de la haute direction ainsi qu'à deux ou trois associés, notamment en ce qui concerne le calendrier, les dossiers, les dates d'échéance et les activités liées aux clients-Coordination des réunions internes et avec les clients, y compris la préparation de l'ordre du jour, la réservation des salles et l'organisation du service de restauration ou du soutien technique nécessaire-Organisation des déplacements et des prestations annexes-Aide à la gestion de tâches multiples et de délais concurrents-Préparation, révision, mise en forme, impression, numérisation et révision de la correspondance, des mémos, des documents relatifs à des transactions importantes, des rapports, des formulaires, des étiquettes et autres documents imprimés à partir de dictées, de copies dactylographiées ou d'autres instructions- Relire les documents et vérifier la mise en page, l'orthographe, la grammaire et la clarté- Gérer les fichiers, y compris l'ouverture de nouveaux fichiers et la maintenance de fichiers volumineux et complexes- Examiner et acheminer le courrier entrant ; préparer et traiter le courrier sortant ; et organiser des services de courrier spécialisé ou de messagerie- Recevoir, traiter, filtrer et/ou diriger les appels entrants, répondre aux demandes de renseignements et aux demandes courantes des clients- Travailler en collaboration avec les avocats et les assistants de facturation pour s'assurer que les factures sont examinées et traitées chaque mois, conformément aux délais fixés par le cabinet- Surveiller de manière proactive les factures clients en souffrance et travailler avec les avocats et l'équipe de recouvrement pour assurer le suivi des retards de paiement- Travailler avec le service financier pour coordonner l'ouverture de nouveaux dossiers clients et affaires, y compris la soumission de demandes de vérification des conflits d'intérêts- Coordonner et organiser les réunions, conférences et événements sur site et à l'extérieur. Coordonner la logistique des conférences, réunions et petits événements internes et externes.- Demander des rapports aux systèmes de gestion des relations clients et assurer le suivi des préférences des clients, des réunions et des notes de réunion- Participer à des formations sur les nouveaux outils et partager les connaissances acquisesQualifications-Bilinguisme (français et anglais, oral et écrit)-Diplôme d'adjointe juridique ou certificat collégial ou diplôme universitaire en administration des affaires ou équivalent-Au moins 5 ans d'expérience à titre d'adjointe juridique ou d'adjointe, idéalement acquise dans un cabinet d'avocats-Maîtrise intermédiaire à avancée de la suite Microsoft (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et connaissance d'autres outils tels que HiQ, iManage, Salesforce-Connaissance approfondie de la terminologie commerciale et juridique-Grande attention aux détails et excellentes compétences en traitement de texte, orthographe, relecture et révision-Esprit critique nécessaire pour planifier, organiser et résoudre les problèmes de manière proactive-Excellentes compétences en gestion du temps, en organisation et en multitâche, et capacité à travailler sous pression pour respecter des délais importants-Fournit un service de haut niveau aux clients (externes) et aux collègues (internes)-Faire preuve de tact, de respect et de professionnalisme dans toutes les interactions-Faire preuve d'une grande discrétion et d'un sens aigu de la confidentialité, et être capable de traiter des -informations extrêmement sensibles-Posséder d'excellentes compétences en communication (écrite/orale) et en relations interpersonnellesSommaireCe poste vous intéresse ? Postulez en ligne ou envoyez-nous un courriel à tamara.cobrin@randstad.ca.Pour plus d'informations sur ce poste et sur tous les autres postes actuellement disponibles, visitez le site www.randstad.ca.Nous attendons votre CV avec impatience Tous les CV reçus seront examinés de la même manière.Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.