Adjointe ou adjoint au Secrétaire de faculté et vice-décanat à la vie étudiante

No 07365 Période d'affichage : du 2 au 13 décembre 2024, 17 h

TYPE D'EMPLOI

Professionnels

LIEU

Sherbrooke, Campus principal

STATUT

Remplaçant

UNITÉ ADMINISTRATIVE

Faculté d'éducation
Administration de la Faculté d'éducation

HORAIRE

Temps plein

Informations générales

Joignez-vous à une équipe dynamique et engagée à la Faculté d'éducation de l'Université de Sherbrooke, où votre expertise en gestion de projets, coordination et rédaction contribuera directement à la réalisation de notre mission académique et au succès de nos initiatives stratégiques. Si vous êtes une personne passionnée par l'organisation et le soutien aux projets de grande envergure, cette opportunité est pour vous

Sous la direction du secrétaire de faculté et vice-doyen à la vie étudiante et de la directrice administrative, communication et ressources humaines de la Faculté, la coordonnatrice ou le coordonnateur assure l'organisation des activités liées au mandat du bureau du secrétaire de faculté notamment en matière d’organisation du travail, des communications internes et externes, de la gestion de projets, d'analyse, de recherche et de rédaction liées à la réalisation de la mission de la Faculté.

Responsabilités générales

1. Assister le secrétaire de faculté et vice-doyen à la vie étudiante en coordonnant les opérations liées aux fonctions de secrétaire de Faculté.

2. Planifier, organiser et coordonner des activités et divers projets et en assurer le bon fonctionnement.

3. Assister le secrétaire de faculté dans ses actions de conseils, de formation, de communication, d'application de développement règlementaire relatifs aux affaires de la Faculté.

4. Participer à la rédaction des communications, documents et textes en lien avec les fonctions et les objectifs stratégiques.

5. Planifier, organiser et coordonner les activités prévues concernant divers projets du bureau du secrétaire de faculté et en assurer le bon fonctionnement.

6. Établir, développer et maintenir les collaborations au sein du bureau du secrétaire de faculté et vice-doyen à la vie étudiante ainsi qu’avec les départements, secteurs et autres directions de la Faculté.

Responsabilités spécifiques

1. Coordonner, assurer le suivi et le maintien des services du bureau du secrétaire de Faculté, selon les besoins, la vision et les orientations stratégiques adoptées, et ce, en collaboration avec les acteurs en place et les autres membres de l’équipe.

2. Contribuer au développement des mécanismes de communications internes et d’amélioration de la gestion du dossier étudiant et de la réussite étudiante à la Faculté.

3. Collaborer à l'élaboration ou à la mise à jour des politiques, règlements et procédures internes et, après leur adoption par la Faculté, veiller à leur application.

4. Fournir une assistance aux personnes étudiantes et aux équipes concernées lors des procédures d’appels ou de résolutions de litiges.

5. Participer à la préparation de diverses réunions en lien avec ses mandats en exerçant ou coordonnant les opérations nécessaires tels qu’établir les ordres du jour, convoquer les réunions, rédiger les procès-verbaux et assurer les suivis appropriés

6. Agir comme personne-ressource auprès des différents collaborateurs et collaboratrices en travaillant en collégialité afin de réaliser les activités planifiées.

7. Gérer, analyser et proposer des recommandations concernant les budgets du bureau du secrétaire de faculté et vice-décanat à la vie étudiante.

8. Représenter le vice-doyen et secrétaire de faculté auprès des organisations ou des partenaires en accord avec les standards établis.

9. Préparer les dossiers qui relèvent de sa responsabilité et les soumettre aux instances appropriées, rédiger et produire des documents et des rapports relatifs aux opérations du bureau du secrétaire de la Faculté.

10. Colliger et valider les informations nécessaires au bon fonctionnement du bureau du secrétaire de faculté selon les demandes qui lui sont faites.

11. Soutenir les programmes de la faculté sur les plans administratifs et académiques par un rôle conseil et l’amélioration des processus de travail.

12. Résoudre les problèmes de fonctionnement, de déroulement, d'opérations, de priorisation d'activités et collaborer au traitement des demandes et des plaintes transmises au bureau du secrétaire de faculté.

13. Établir et maintenir les relations nécessaires à l'exercice de ses fonctions avec les différentes unités, associations et comités facultaires et universitaires.

14. Participer à l'organisation des activités de rayonnement de la Faculté.

15. Apporter son soutien aux actions liées à la vie étudiante et accomplir toute autre tâche que peut lui confier le vice-doyen et secrétaire de faculté.

À titre d'information

L'UdeS offre un programme de télétravail régulier à raison d'une à trois journées par semaine; la participation au programme se fait sur une base volontaire tout en respectant les besoins opérationnels de chaque unité. Le début du programme pourra se faire après une période de formation en présentiel, établie par le gestionnaire.

Qualifications requises

• Détenir un baccalauréat dans une discipline jugée pertinente.

• Posséder au moins 3 années d'expérience pertinente.

• Nous vous encourageons à postuler même si vous ne possédez pas toutes les qualifications et exigences requises. Dans le contexte de pénurie de main-d'oeuvre pleinement qualifiée, votre candidature pourrait être sélectionnée. Aussi, certaines étapes pourraient être ajoutées au processus de sélection et d'embauche pour soutenir un cheminement de carrière.

Exigences requises

• Démontrer une très bonne connaissance, une capacité d'apprentissage et d'applications des politiques, directives et procédures relatives à la fonction ainsi que des structures administratives des partenaires de la Faculté.

• Faire preuve de jugement en ayant une très bonne capacité d'analyse lors de situations complexes impliquant des règles et procédures et des partenaires divers.

• Capacité démontrée de rédaction de documents et textes en lien avec les objectifs stratégiques du vice-décanat et de la Faculté.

• Avoir la capacité à travailler en multitâches.

• Faire preuve d'autonomie, d'un sens de l'organisation, de planification, d'initiative et d'un bon sens des responsabilités.

• Posséder une bonne connaissance de la langue française parlée et écrite.

• Démontrer des habiletés au travail d'équipe et à exercer du leadership.

• Avoir une connaissance des programmes de la Faculté d'éducation ou une expérience de travail professionnel en contexte universitaire.

• Avoir une bonne connaissance de l'intégration et des interactions des divers systèmes académiques et institutionnels ainsi qu'une bonne connaissance de la suite Microsoft Office et de Typo 3, SIIG, VEO, Genote, gestform.

Conditions de travail

Corps d'emploi : Coordonnatrice ou coordonnateur académique

Échelle de traitement : No 4 (14 échelons répartis entre 62 553 $ et 101 374 $ approximativement).

Remplacement de 6 mois à temps complet, 35 heures par semaine, avec possibilité de prolongation.

RÉCEPTION DES CANDIDATURES

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae au Service des ressources humaines par voie électronique en cliquant sur le bouton « », au plus tard

LE VENDREDI 13 DÉCEMBRE 2024, À 17 h

Nous remercions toutes les personnes candidates. Toutefois, nous communiquerons seulement avec les personnes retenues en entrevue.

ÉQUITÉ, DIVERSITÉ ET INCLUSION

L'Université de Sherbrooke valorise la diversité, l'égalité, l'équité et l'inclusion en emploi au sein de sa communauté et invite toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées relativement au Programme d'accès à l'égalité en emploi (PAEE). Les outils de sélection peuvent être adaptés selon les besoins des personnes handicapées qui en font la demande, et ce, en toute confidentialité. L'Université de Sherbrooke encourage également les personnes de toutes orientations sexuelles et identités de genre à postuler. La priorité devra être accordée aux Canadiennes et Canadiens et aux résidentes permanentes et résidents permanents. Pour en savoir plus sur l'équité, la diversité et l'inclusion à l'UdeS.

---