Assistant(e) exécutif(ve) au CEO

Assistant(e) exécutif(ve) au CEO & CFO

Nous recherchons un(e) assistant(e) exécutif(ve) passionné(e) et visionnaire pour soutenir l'équipe de direction du PDG et se joindre à nous dans notre mission de contribuer à un avenir plus vert. Le poste fait partie de notre équipe de soutien à l'entreprise basée à Montréal. En nous rejoignant, vous jouerez un rôle clé dans la création de Northvolt Six et contribuerez à la construction de l'une des premières usines de batteries d'Amérique du Nord à grande échelle.

À propos du poste :

L'assistant(e) de direction chez Northvolt joue un rôle critique pour nos exécutifs - tu es au coeur de toutes les activités de l’entreprise et ton travail aura un impact direct sur notre succès. Dans ce rôle, ton objectif est de t'assurer que les calendriers, la correspondance et les plans de voyage de notre PDG et de notre chef de la direction financière se déroulent de manière transparente à travers un volume incroyablement élevé de changements quasi constants.

Avec un haut niveau d'énergie, une vision claire et une passion pour l'organisation, tu fais en sorte que les choses se déroulent sans heurts tout en pivotant de manière flexible pour s'adapter aux changements de dernière minute. Nous nous attendons que tu travailles de manière proactive, que tu anticipes les besoins et que tu traites régulièrement des détails confidentiels et critiques avec un haut niveau de discrétion. Se rapportant à la gestionnaire principale du soutien aux entreprises, tu travailleras en collaboration avec elle et le reste de l'équipe sur une base quotidienne en t'assurant que les choses fonctionnent aussi efficacement que possible, en aidant à structurer les procédures et les processus internes ainsi qu'en aidant Northvolt North America à s'implanter au Québec. La gestion des invités VIP et des visites, l'aide à l'administration liée aux relations avec les investisseurs et le suivi des signatures sont d'autres éléments clés du rôle.

Cet assistant(e) exécutif(ve) est orientée vers la recherche de solutions et fait preuve d'un esprit de service exceptionnel - tout en ayant la capacité de challenger (avec le sourire) lorsque c'est nécessaire. Une attitude positive, la capacité de construire et d'entretenir rapidement de vastes réseaux internes et une véritable passion pour le travail dans un environnement en constante évolution, parfois trépidant, sont des facteurs clés de réussite. Tu dois aimer faire partie d'une équipe soudée et collaborative où chacun contribue à alléger les lourdes charges de travail et s'assure que nous nous amusons en cours de route - ensemble, nous pouvons vraiment aller plus loin.

Nous recherchons une personne passionnée par le fait d'être un.e assistant(e) performant(e) et enthousiasmée par les immenses possibilités d'évolution qu'offre ce poste.

À propos de l'équipe :

L'équipe soutien aux entreprises est chargée de soutenir nos exécutifs, nos employés et nos lieux de travail chez Northvolt Amérique du Nord. Dirigé par la gestionnaire principale du soutien aux entreprises, nous sommes responsables du soutien d’une équipe de classe mondiale en aidant à faire de Northvolt un endroit où il fait bon travailler. Ce poste est en présentiel et tu devras travailler à partir de notre bureau de Montréal et de notre futur site d'usine à McMasterville et St Basile-le-Grand.

Les responsabilités clés incluent, mais ne sont pas limitées à :

• Planifier et coordonner l’horaire et les déplacements de notre PDG et chef de la direction financière (CFO), ainsi que réservation de voyages complexes.
• Soutenir l'équipe de direction et d'autres intervenants en fonction des besoins, notamment en rédigeant des procès-verbaux, en distribuant les points d'action et en organisant des réunions hors site.
• Assurer le remplacement de la gestionnaire principale du soutien aux entreprises au besoin et collaborer avec elle afin de soutenir le PDG et son équipe de direction.
• Travailler en collaboration avec le reste de l'équipe soutien aux entreprises sur les événements internes et externes ainsi que sur une variété de tâches connexes.
• Gérer les relations avec les investisseurs et soutenirs certains visiteurs VIP.
• Mettre en œuvre des normes et des processus administratifs dans l'ensemble de l'entreprise.

Northvolt est un employeur qui promeut l'égalité des chances. Nous sommes un groupe diversifié d'individus, unis par une mission commune, qui reconnaissent que nos actions en tant qu'individus ont un rôle à jouer pour faire avancer Northvolt vers ses objectifs, tout en cherchant toujours à progresser en équipe. Nous vous offrons une atmosphère ouverte et accueillante où nous gagnons en équipe - et échouons en équipe. Northvolt se développe à la vitesse de la lumière, et nous croyons fortement en le développement de carrière interne.

Postulez avec votre CV ou votre profil LinkedIn complet.

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Executive Assistant to the CEO & CFO

We are looking for a passionate, forward thinking Executive Assistant to support the CEO & CFO of Northvolt North America and join us in our mission to contribute to a greener future. The role is a part of our Business Support team based in Montréal. By joining us, you will be a key player in establishing Northvolt Six and contribute to building one of the first large scale North American battery factories.

About the job :

The Executive Assistant at Northvolt plays a critical role for our executives - you are the hub and your work has a direct impact on their success. In this role your focus will particularly be on making sure that the calendars and correspondence and travel plans of our CEO & CFO are running seamlessly through an incredibly high volume of near constant changes.

With a high level of energy, a clear vision, and a passion for organisation you make things run smoothly while flexibly pivoting to accommodate last minute changes. We expect you to work proactively, anticipating needs and regularly handling confidential and critical details with a high level of discretion. Reporting to the Senior Manager of Business Support, you will work in close collaboration with her and the rest of team on a daily basis making sure things run as efficiently as possible, helping structure internal procedures and processes as well as helping Northvolt North America establish itself in Quebec. Managing VIP Guests and visits, helping with Investor Relations related administration, and staying on top of signings are other key parts of the role.

This Executive Assistant is solution-oriented, and exceptionally service-minded – while also having a steel spine and the ability to push back (with a smile) when needed. A positive attitude, ability to quickly build and maintain large internal networks, and true love for working in a fast-moving, sometimes hectic, environment, are key success factors. You should love being part of a tight-knit, collaborative team where everyone pitches in to make heavy workloads feel light and makes sure we have some fun along the way – together we can truly go further.

We’re looking for someone who is passionate about being a high performing EA and is excited about the immense opportunity for growth inside of the role.

About the team:

The Business Support team is responsible for supporting our executives, staff and workplaces at Northvolt North America. Lead by the Senior Manager Business Support, we are responsible for supporting our world-class team through helping make Northvolt a great place to work. This role is in-office and you will be expected to work from both our office in Montreal and future factory site in McMasterville & St Basile-le-Grand.

Key responsibilities include but are not limited to:

• Complex, fast paced scheduling for our CEO & CFO as well as complex travel booking.
• Supports the CFO’s management team and other forums as needed, including taking minutes and distributing action points and arranging offsites.
• Acts as backup to the Senior Manager Business Support and works with her to support the CEO and his Management Team.
• Working closely with the rest of the Business Support team on Internal and External Events as well as a variety of ad hoc projects.
• Investor Relations administration & VIP visitor support.
• Implementing administrative standards & processes across the company.

Northvolt is an equal opportunity employer. We're a diverse group of individuals, united by a common mission, who recognise that while our actions as individuals have a role to play in driving Northvolt towards its goals, we always seek to move forward as a team. We offer you an open and welcoming atmosphere where we win as a team – and fail as a team. Northvolt is growing at the speed of light, and we are a strong believer in internal career development.

Apply with your CV or your complete LinkedIn profile.

Quelques prérequis:

• Diplôme universitaire dans un domaine pertinent ou plus de 7 ans d'expérience professionnelle pertinente.
• Expérience professionnelle de plus de 4 ans en tant qu'assistant de direction dans une organisation à grande échelle, à évolution rapide et/ou complexe.
• Expérience de travail dans des secteurs à haut volume et à rythme soutenu.
• Capacité démontrée à mener plusieurs tâches de front, avec une expérience réussie de la gestion de projets et de parties prenantes.
• Communication bilingue : Communiquer couramment en français et en anglais pour collaborer efficacement une équipe diversifiée et assurer la liaison avec les parties prenantes locales et internationales

Points bonus pour :

• Expérience et intérêt pour l'industrie manufacturière
• Expérience du travail à l'international ou dans un environnement multiculturel

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We believe that you have:

• A relevant university degree or 7+ years relevant work experience.
• 4+ years working experience as an Executive Assistant in a large scale, fast moving, and/ or complex organization.
• Experience working in high volume, fast paced industries.
• Proven ability to multitask, with a track record of successful project and stakeholder management.
• Bilingual Communication: Fluent communication in French and English to effectively collaborate with diverse team and liaise with local and international stakeholder

Bonus points for:

• Experience and interest in manufacturing industry
• Experience working internationally or from a multi-cultural environment

RPDB / DPSP

Compte Frais Employés / Employee Spending Account

Télémédecine / Telemedicine

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