Supplier Assurance Coordinator

As Supplier Assurance Coordinator, you will be responsible for:Screen and assess new suppliers selected by the Commercial and Procurement teamsComplete supplier pre-qualification questionnaires, verifying manufacturing site details, supply chain data, and product compliance with import regulations (e.g., microbiology, pesticides, heavy metals)Request and collect a comprehensive range of food safety and technical documents from global suppliers in accordance with internal SOPsReview and approve documentation to ensure alignment with food safety standards and the accuracy of supplier food safety systemsProactively follow up with suppliers throughout the onboarding process to ensure timely completionCollaborate with FSQA Food Safety Coordinators to confirm that supplier documentation meets customer food safety requirements before submission to clients in the U.S. and CanadaUpload supplier food safety documentation to customer portals as requiredMaintain accurate and up-to-date electronic records in internal databasesEnsure well-organized document management and record keepingFacilitate clear and effective communication between ArdoVLM and its suppliersPerform additional administrative or support tasks as neededRequired SkillsStrong multitasking and prioritization abilities under tight deadlinesAnalytical mindset with keen attention to detailHighly organized and dependable, with a strong sense of ownershipProactive and solution-oriented, able to resolve issues independentlyClear communicator—able to simplify complex topics and collaborate across departmentsSkilled in Microsoft Teams, including meetings with international suppliersExcellent English communication skills (written and oral); Spanish is a valuable assetPatient, observant, and conscientious in day-to-day responsibilitiesThe ability to communicate in French is preferred and considered an asset. Furthermore, given the nature of this position and the fact that most of our customers, partners and activities are based outside Quebec, mainly in the United States, fluency in English is also required to fulfill the responsibilities of the position, which include regular communications with external stakeholders and management of documentation and materials in English.Education & Work ExperienceEducational background in food safety or quality, with relevant training in microbiology5 years of experience in the food industryTechnical SkillsProficient in Microsoft Word, Excel, Outlook, SharePoint, Teams, and Adobe AcrobatExperience with SAP Business One (SAPB1) is an assetBenefitsPart of the annual discretionary bonus planHealth/Dental insurance coverage (100% of premiums paid by the company) after 3 months of employmentTelus Virtual Health Care (Telemedicine) after 3 months of employment3 weeks paid vacation per year5 personal/sick days per year2 days per week Work from Home, 3 days in the office (expected in office full time to train for first 8-10 weeks)50% subsidized gym membership to Fit Form down the street from the officeFlex Friday working hours (end to day 1 pm during summer, 3 pm all other months)Casual-professional work environmentWeekly fresh fruit program in the officeBrand new beautiful head officeFree onsite parking with free electric charging stationsOutdoor patio for lunches and eventsCompany-paid team-building outingsAbout the employerFounded in 2001 as an international food trading company, ArdoVLM is now a recognized leader in global food supply chain integrity management. Building on an import-export business model with strategic investments in food safety auditing; farming and food processing, ArdoVLM’s commitments to brand protection are the foundation upon which we guarantee the quality of the competitively priced foodstuffs that we bring to market. Service, quality and integrity day in and day out, year after year.Only candidates that are considered for the position will be contacted.______________________________________________________________________________En tant que Coordinateur Assurance Fourniseurs, vous seriez chargé de:Examiner et évaluer les nouveaux fournisseurs sélectionnés par les équipes commerciales et d'approvisionnement.Remplir les questionnaires de préqualification des fournisseurs, en vérifiant les détails du site de fabrication, les données de la chaîne d'approvisionnement et la conformité des produits avec les réglementations d'importation (par exemple, microbiologie, pesticides, métaux lourds).Demander et collecter une gamme complète de documents techniques et de sécurité alimentaire auprès des fournisseurs mondiaux, conformément aux procédures opérationnelles normalisées internesExaminer et approuver la documentation pour s'assurer qu'elle est conforme aux normes de sécurité alimentaire et que les systèmes de sécurité alimentaire des fournisseurs sont exacts.Assurer un suivi proactif auprès des fournisseurs tout au long du processus d'intégration afin de veiller à ce que les documents soient complétés dans les délais impartis.Collaborer avec les coordinateurs de la sécurité alimentaire de l'AQSA pour confirmer que la documentation des fournisseurs répond aux exigences du client en matière de sécurité alimentaire avant de la soumettre aux clients aux États-Unis et au Canada.Télécharger la documentation relative à la sécurité alimentaire des fournisseurs sur les portails des clients, le cas échéant.Maintenir des enregistrements électroniques précis et à jour dans les bases de données internes.Veiller à la bonne organisation de la gestion des documents et de la tenue des dossiersFaciliter une communication claire et efficace entre ArdoVLM et ses fournisseursEffectuer d'autres tâches administratives ou de soutien selon les besoins.Compétences requisesSolides capacités à gérer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités dans des délais serrésEsprit analytique et souci du détailTrès bien organisé et fiable, avec un fort sentiment d'appartenanceProactif et orienté vers les solutions, capable de résoudre les problèmes de manière indépendanteCapacité à communiquer clairement, à simplifier des sujets complexes et à collaborer avec d'autres services.Maîtrise de Microsoft Teams, y compris pour les réunions avec des fournisseurs internationauxExcellentes compétences en anglais (écrites et orales) ; l'espagnol est un atout précieux.Patient, observateur et consciencieux dans l'exercice de ses responsabilités quotidiennes.La capacité de communiquer en français est privilégiée et considérée comme un atout. Par ailleurs, compte tenu de la nature de ce poste et du fait que la plupart de nos clients, partenaires et activités sont basés à l'extérieur du Québec, principalement aux États-Unis, la maîtrise de l'anglais est également requise pour s'acquitter des responsabilités du poste, qui comprennent des communications régulières avec des intervenants externes et la gestion de la documentation et du matériel en anglais.Formation et expérience professionnelleFormation en sécurité alimentaire ou en qualité, avec une formation pertinente en microbiologie5 ans d'expérience préalable dans l'industrie alimentaire.Compétences techniquesMaîtrise de Microsoft Word, Excel, Outlook, SharePoint, Teams et Adobe AcrobatUne expérience avec SAP Business One (SAPB1) est un atout.AvantagesParticipation au programme annuel de primes discrétionnairesAssurance maladie et dentaire (primes entièrement payées par la société) après trois mois d’emploiAccès au service Soins Virtuels TELUS Santé après trois mois d’emploiTrois semaines de congés payés par anCinq jours de congé personnel/maladie par anDeux jours de travail par semaine à domicile, trois jours de travail au bureau (la personne retenue devra se rendre au bureau à temps plein pendant les huit à dix premières semaines à des fins de formation)Abonnement subventionné à 50 % à la salle de sport Gym Fit Forme située tout proche de notre bureauHoraires de travail flexibles le vendredi (fin de journée à 13 heures pendant l’été, à 15 heures les autres mois)Une demi-journée de congé payée le jour de votre anniversaireEnvironnement de travail décontracté et professionnelÀ propos de l’employeurFondée en 2001 en tant que société internationale de commerce alimentaire, ArdoVLM est aujourd’hui un chef de file reconnu dans la gestion de l’intégrité de la chaîne d’approvisionnement alimentaire mondiale. Fondés sur un modèle d’entreprise d’import-export soutenu par des investissements stratégiques dans la vérification de la sécurité alimentaire, l’agriculture et la transformation des aliments, les engagements d’ArdoVLM en matière de protection de la marque sont la base sur laquelle nous garantissons la qualité des produits alimentaires à prix compétitifs que nous mettons sur le marché. Service, qualité et intégrité, jour après jour, année après année.Seules les personnes retenues pour le poste seront contactées