Administrateur de Bureau Niveau 3

5 days ago


Varennes, Quebec, Canada Institut national de la recherche scientifique Full time

Description du poste

La personne titulaire de ce poste est responsable du suivi d'un dossier spécialisé ou le suivi de divers dossiers de secrétariat. Elle assure également les fonctions de téléphoniste-réceptionniste.

Responsabilités

  • Exécuter divers travaux de secrétariat, tels que la prise d'appels pour la réception du Centre, la transmission des messages, la gestion du registre des arrivées-départs, l'envoi, le tri et la distribution du courrier.
  • Organiser la logistique des réunions, des rencontres, des séminaires, des activités sociales ainsi que l'affichage des événements du Centre sur les écrans.
  • Coordonner les réservations de salles.
  • S'occuper de l'activation des cartes d'accès de l'immeuble de Varennes.
  • Inventorier et approvisionner la papeterie et les fournitures de bureau.
  • Effectuer les relevés d'utilisation des systèmes d'imprimerie du Centre à des fins de facturation.
  • Distribuer les sarraus.
  • Siéger à différents comités (ex. : santé-sécurité, mesures d'urgence, etc.) et assister aux réunions de service de l'administration du Centre.
  • Suggérer des modifications susceptibles d'améliorer les procédures de travail et apporter les modifications nécessaires.
  • Concevoir, vérifier et préparer des tableaux et statistiques sur les activités sous sa responsabilité.
  • Aider à la gestion des cartes d'étudiant.e.s, des registres et des cartes de la bibliothèque, du système de clés, de cartes d'accès des bâtiments et en faire la distribution et la récupération.
  • Accomplir temporairement les tâches d'un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d'un poste inférieur lorsque requis.

Qualifications requises

  • Diplôme terminal du cours secondaire avec option appropriée ou diplôme ou attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
  • Expérience pertinente de trois ans.

Rémunération

L'estimation mensuelle s'élève à environ 2 500 $ CAD avant impôts, suivant le barème minimum.

Langues

Maîtrise de la langue française, parlée et écrite. L'INRS ayant des collaborations à l'échelle internationale, une bonne maîtrise de l'anglais est requise.

Logiciels utilisés

Excel et Word.



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