Chef de projet des opérations immeubles

Rôle et responsabilités

Le directeur des opérations immobilières est responsable de l'ensemble des activités des secteurs des services techniques et des projets d'aménagement. La personne titulaire de cet emploi planifie, organise, dirige et coordonne les opérations de ses secteurs d'activités et veille à ce que les politiques internes de l'entreprise ainsi que la réglementation soient respectées.

En cohérence avec les plans, les orientations et les objectifs établis, elle gère les ressources humaines, financières et matérielles de ses secteurs d'activités. Elle collabore à la mise en œuvre des objectifs et des politiques établies de son secteur et veille à leurs applications.

La personne titulaire de cet emploi est responsable de la planification, de l'organisation, de la direction et de la coordination des opérations de ses secteurs d'activités. Elle veille à ce que les politiques internes de l'entreprise ainsi que la réglementation soient respectées.

Responsabilités et tâches caractéristiques

• Participe au développement et à la mise en œuvre des orientations, des objectifs, des plans d'action et des priorités définit et élaborés en collaboration avec son supérieur immédiat et veille à leurs communications, à leurs mises à jour ainsi qu'à leurs applications.
• Planifie, organise, dirige et coordonne l'ensemble des activités de ses secteurs d'activités. Fait preuve de leadership et donne la direction souhaitée aux activités de ces secteurs dans le respect des orientations qui lui ont été transmises.
• Approuve les objectifs, les plans d'action, les calendriers et les normes de travail soumis par les responsables des services sous sa responsabilité. S'assure que les opérations sont réalisées au moindre coût et de façon conforme aux standards de HEC Montréal, respectent les échéanciers, les normes du Ministère, et les lois et règlements et codes exigés par les organismes gouvernementaux.
• Responsable du développement et de la mise en œuvre des programmes d'entretien et de réparation reliés à ses secteurs d'activités.
• Exécute les audits nécessaires aux plans d'entretiens, apporte des solutions lorsque des anomalies sont identifiées et recommande les changements lorsque requis.
• Lorsque requis, détermine les travaux à faire exécuter par des firmes externes.
• Accompagne les équipes à la préparation des appels d'offres, à la sélection des entrepreneurs et à la rédaction des contrats. Contrôle l'exécution des projets et s'assure que les conditions d'engagement sont respectées.
• S'assure du respect de l'application des politiques d'approvisionnement de ses secteurs d'activités sont respectées. S'implique lorsque requis dans la préparation des appels d'offres pour les mandats relatifs au renouvellement et au remplacement des actifs.
• En collaboration avec l'Approvisionnement, fait l'évaluation des projets et définit les mandats, rédige les documents, évalue les soumissions reçues et sélectionne les fournisseurs retenus.
• Veille au suivi des documents légaux : devis d'appels d'offre et de soumissions, contrats, assurances, cautionnements, hypothèques légales, etc.
• Contribue à la protection des personnes et des biens en mettant l'accent sur la prévention. S'assure du respect des lois et règlements en vigueur s'appliquant à son champ d'activité et notamment des lois et règlements encadrant la santé et la sécurité au travail.
• S'implique dans l'élaboration des projets d'entretien et de réparation, de la conception à la mise en service.
• Agit à titre d'expert auprès des équipes de projet et met en place des plans afin de s'assurer de minimiser les interruptions de service lors des travaux majeurs d'entretien et de réparation, en s'assurant d'optimiser la planification des séquences des activités lors de ces travaux.
• Collabore avec les équipes chargées des projets de remplacement des équipements, de leur mise à niveau ou de l'installation des nouveaux équipements.
• Rédige et transmet des communiqués informant l'ensemble de l'organisation ou les directions des services touchés lors des travaux pouvant causer une entrave aux édifices, à leur utilisation ou à leurs accès.
• Développe et maintient l'approche client au sein de son secteur de travail et en fait la promotion auprès de ses équipes.
• Développe et entretient des relations harmonieuses avec les fournisseurs, les différents services de HEC Montréal et les membres de la communauté universitaire.
• Évalue et analyse les résultats de ses services en regard des objectifs établis, voit à améliorer la productivité et à réduire les coûts et soumet ses recommandations à son supérieur, puis met en œuvre les solutions retenues.
• Se tient à l'affût des nouveautés, des réglementations et des tendances en matière de progrès techniques, énergétiques et environnementaux concernant les installations, les équipements et les services sous sa responsabilité, notamment en matière de développement durable et d'économie d'énergie.

Planification des ressources humaines, financières et matérielles

• Identifie la structure de travail et les besoins en ressources humaines pour atteindre les objectifs requis. Établit les prévisions annuelles en matière d'heures de travail, de personnel d'appoint, de ressources matérielles (mobilier, équipement, etc.) et de dépenses d'opération et soumet ses recommandations à son supérieur.
• Procède à l'embauche, à l'accueil et à l'intégration du nouveau personnel en milieu de travail.
• Crée et maintient une qualité de vie au travail et un climat satisfaisant et stimulant au sein de son équipe. Identifie et analyse les problèmes en matière de relations professionnelles et prend les mesures nécessaires pour y remédier.
• À l'intérieur des horaires et des congés fixés par la direction de HEC Montréal, autorise les congés et la période de congé annuel des employés de son équipe, contrôle la fréquence et la nature des absences et, lorsque requis, en fait rapport à son supérieur.
• En collaboration avec son supérieur, évalue le rendement des employés sous sa responsabilité à partir des instruments mis à sa disposition. Rencontre les membres de son équipe afin de définir les objectifs de travail et les moyens pour les atteindre et identifie les besoins de développement des compétences de son équipe.
• Participe à l'élaboration des prévisions budgétaires annuelles et l'administre en s'assurant de l'équilibre entre la minimisation des coûts d'opération et d'utilisation de l'énergie et la sécurité de l'environnement physique de la communauté.
• Participe à la planification, et à la préparation des budgets d'investissement afférents à ses secteurs d'activité (ex. : plan quinquennal, de rattrapage, entretien différé accumulé). Assure l'adéquation entre les biens meubles et immeubles et les activités de l'institution tout en maintenant l'équilibre entre la minimisation des coûts d'opération et la sécurité de l'environnement physique de la communauté.
• Contrôle et autorise les dépenses prévues au budget sous sa responsabilité selon les politiques en vigueur et transmet à son supérieur, pour approbation, toute dépense imprévue au budget; assure le suivi budgétaire de ses activités.
• Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d'améliorer les services de son secteur de travail.