L’Adjoint(e) juridique/ Legal Assistant

Established since 1879, Birks is a luxury jewelry store whose reputation is built on quality, exclusivity, unique design and excellence in service. We pride ourselves in offering meaningful experiences and in building intimate relationships with each one of our clients.

Reporting to the Vice-President, Human Resources, Chief Legal Officer & Corporate Secretary, the Legal Assistant is responsible for providing legal administrative/secretarial support to the legal department as well as providing some administrative support to the human resources department

LEGAL ADMINISTRATIVE AND SECRETARIAL SUPPORT

· Draft agendas, minutes, emails, and correspondence for Board and Committee meetings.

· Manage Board document platform and help organize Board, Committee, and shareholder meetings.

· Provide administrative support for transactions, financings, and special projects.

· Coordinate SEC filings and EDGAR submissions.

· Maintain corporate records, Directors’ Handbook, and key lists (legal fees, trademarks, litigation, registered agents).

· Liaise with transfer agent for shareholder meetings, stock transfers, and option exercises.

· Conduct IP searches.

· Manage electronic filing system and compliance reminders.

· Prepare stock option agreements, update D&O questionnaires, and basic immigration documents for work permits.

· Obtain and maintain signed copies of agreements.

· Organize calendars, meetings, and travel; process expense reports and invoices.

· Draft, review, and translate correspondence and contracts (English/French).

· Handle departmental mail, file management, and supply orders; assist with daily administrative tasks.

OTHER ADMINISTRATIVE AND SECRETARIAL SUPPORT

· Provide administrative support to the human resources department as required

· Provide occasional administrative support to the President & CEO and other members of the senior management team, as required

PARALEGAL WORK

· Prepare and handle corporate filings

· Maintain registers and update organizational charts

· Help with preparation of shareholder meeting documents

· Prepare resolutions

· Conduct legal research

· Review certain documents for compliance

Our ideal candidate has:

- A minimum of five (5) years in a similar position with basic knowledge of corporate laws

- Cegep degree in administration or equivalent experience

- Legal assistant certificate or equivalent experience

- Strong team values

- Strong interpersonal and communication skills

- Attention to detail

- Highly organized

- Ability to work under pressure and work on several files concurrently

- Excellent knowledge Word and Outlook

- Basic Knowledge of Excel and PowerPoint

- Bilingual: French and English (spoken/written)

*Please note that due to the nature of the responsibilities of the position, a proficient level of English is required, in particular to communicate on a regular basis with employees outside of Quebec.*

In return for your commitment to excellence, we offer…

- various paid time off programs
- Tele-medicine
- Employee Assistance Program
- Birks University: Accessibility to a variety of trainings
- Employee Discount Program

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Depuis 1879, Birks est un joaillier de luxe réputé non seulement pour la qualité, l'exclusivité et le caractère unique de ses créations, mais également pour l'excellence inégalée de son service. C'est pour nous une immense fierté que d'offrir une expérience authentique et tisser des liens solides avec chacun de nos clients.

Relevant au Vice-président, Ressources humaines, Chef des affaires juridiques et Secrétaire corporatif, l’Adjoint(e) juridique est responsable de fournir un soutien administratif et de secrétariat juridique au département juridique ainsi qu’un certain soutien administratif au département des ressources humaines.

SOUTIEN ADMINISTRATIF ET SECRÉTARIAL JURIDIQUE

- Rédiger les ordres du jour, procès-verbaux, courriels et correspondance pour les réunions du Conseil et des Comités.
- Gérer la plateforme de documents du Conseil et aider à organiser les réunions du Conseil, des Comités et des actionnaires.
- Fournir un soutien administratif pour les transactions, financements et projets spéciaux.
- Coordonner les dépôts auprès de la SEC et les soumissions EDGAR.
- Maintenir les registres corporatifs, le Manuel des administrateurs et les listes clés (honoraires juridiques, marques de commerce, litiges, agents enregistrés).
- Assurer la liaison avec l’agent de transfert pour les réunions des actionnaires, transferts d’actions et exercices d’options.
- Effectuer des recherches en propriété intellectuelle.
- Gérer le système de classement électronique et les rappels de conformité.
- Préparer les ententes d’options d’achat d’actions, mettre à jour les questionnaires D&O et préparer des documents d’immigration de base pour les permis de travail.
- Obtenir et conserver les copies signées des ententes.
- Organiser les agendas, réunions et déplacements; traiter les rapports de dépenses et factures.
- Rédiger, réviser et traduire la correspondance et les contrats (anglais/français).
- Gérer le courrier du département, la gestion des dossiers et les commandes de fournitures; assister dans les tâches administratives quotidiennes.

AUTRE SOUTIEN ADMINISTRATIF ET SECRÉTARIAL

- Fournir un soutien administratif au département des ressources humaines, au besoin.
- Fournir un soutien administratif occasionnel au Président & Chef de la direction et aux autres membres de la haute direction, au besoin.

TRAVAIL PARAJURIDIQUE

- Préparer et gérer les dépôts corporatifs.
- Maintenir les registres et mettre à jour les organigrammes.
- Aider à la préparation des documents pour les réunions des actionnaires.
- Préparer des résolutions.
- Effectuer des recherches juridiques.
- Réviser certains documents pour assurer la conformité.

Profil du candidat idéal

- Un minimum de cinq (5) ans d'expérience dans un rôle similaire (incluant une connaissance basique des droits des entreprises.

- Diplôme de Cégep en administration ou expérience équivalente

- Certificat d’assistant juridique ou expérience équivalente

- Compétences interpersonnelles et de communication élevées

- Souci du détail

- Grande capacité d’organisation

- Capacité à travailler sous pression et à travailler sur plusieurs dossiers en même temps

- Excellente connaissance de Word et Outlook

- Connaissance fonctionnelle d’ Excel et PowerPoint

- Travail d’équipe

- Bilingue : français et anglais (parlé/écrit)

*Veuillez noter qu'en raison de la nature des responsabilités de ce poste, la connaissance de l'anglais est requise, en particulier pour communiquer régulièrement avec les employés en dehors du Québec.*

En échange de votre engagement envers l'excellence, voici ce que nous vous offrons:

- Une trousse complète d'avantages sociaux
- Horaires flexibles et hybrides pour la plupart des postes au siège social
- Programmes de congés payés variés
- Télémédecine
- Programme d'aide aux employés
- Université Birks : Accès à une variété de formations
- Programme de rabais pour les employés