Réceptionniste

Cindy Denicourt Notaire Inc. se distingue par un environnement de travail professionnel, structuré et axé sur la qualité du service. Notre étude favorise une atmosphère calme et respectueuse, où la rigueur, la collaboration et la communication occupent une place centrale. Nous accordons une grande importance à la précision du travail, tout en maintenant un climat harmonieux et propice à l’efficacité.En intégrant notre étude, vous bénéficierez d’un milieu de travail stable et bien organisé, au sein d’une équipe professionnelle et collaborative. Vous aurez l’occasion d’accomplir des tâches variées et d’évoluer dans un cadre qui valorise la constance, le sérieux et le respect mutuel. Nous recherchons des personnes souhaitant s’investir à long terme dans un environnement où chaque contribution est reconnue et appréciée.Rôle généralLa réceptionniste bilingue est responsable d’assurer l’accueil courtois et professionnel de la clientèle, en personne ou au téléphone, dans les deux langues officielles. Elle offre un soutien administratif essentiel afin de garantir le bon fonctionnement du bureau et la qualité du service offert par l’étude notariale.Responsabilités principales Accueil et service à la clientèle Accueillir les clients, visiteurs et partenaires d’affaires avec professionnalisme. Offrir un service bilingue (français et anglais) en tout temps. Répondre aux demandes d’information générales concernant l’étude, les services et les procédures. Gérer la salle d’attente et informer les notaires et collaborateurs de l’arrivée des clients. Gestion des communications Répondre, filtrer et acheminer les appels téléphoniques bilingues. Prendre les messages et assurer un suivi efficace auprès des notaires ou membres de l’équipe. Gérer la boîte courriel générale de l’étude et redistribuer les courriels aux personnes concernées. Répondre aux demandes simples ou récurrentes en utilisant la communication écrite professionnelle. Gestion documentaire Ouvrir et classer les dossiers selon les procédures internes. Effectuer la numérisation, l’indexation et l’archivage électronique et papier. Préparer des documents simples selon les modèles établis (lettres, formulaires, accusés de réception). Maintenir l’ordre et la confidentialité des documents sensibles en respectant les règles professionnelles du milieu notarial. Support administratif et logistique Prendre les rendez-vous et gérer l’horaire des notaires. Vérifier, organiser et préparer les salles de signature. Aider à la préparation des dossiers en amont des signatures (impression, assemblage, vérifications simples). Effectuer des suivis téléphoniques auprès des clients pour confirmer des rendez-vous ou obtenir des informations manquantes. Compétences requises Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Capacité à communiquer avec une clientèle variée dans les deux langues de manière claire, professionnelle et courtoise. Excellente maîtrise des logiciels de bureautique (Suite Microsoft Office, Outlook, etc.). Aisance avec les systèmes de gestion documentaire et les outils numériques d’un bureau de notaire. Rapidité d’apprentissage pour les logiciels spécialisés du secteur juridique. Connaissance du logiciel Paramaître, un atout. Compétences personnelles Sens aigu de l’organisation, de la rigueur et de la discrétion. Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. Excellentes aptitudes en service à la clientèle. Attitude professionnelle, polie et empathique. Capacité à travailler sous pression et à respecter les priorités. Exigences du poste Expérience en réception ou support administratif (idéalement dans un milieu juridique, immobilier, financier ou professionnel). Présentation soignée et attitude professionnelle. Respect strict de la confidentialité et des normes du secret professionnel.