Executive Assistant

Aperçu du poste Nous sommes à la recherche d'un·e Assistant·e de Direction hautement organisé·e et proactif·ve pour soutenir le Directeur de l’ingénierie et des projets. Ce rôle offre un soutien administratif de haut niveau, gère les priorités et les communications, et assure le bon déroulement des projets et des initiatives départementales. L’Assistant·e de Direction agit en tant que partenaire de confiance, traitant les informations sensibles avec discrétion tout en permettant au Directeur de se concentrer sur ses responsabilités stratégiques. Il s'agit d'un poste en présentiel basé dans nos bureaux situés à Pointe-Claire, Montréal. Responsabilités clés Gérer l’agenda du Directeur, planifier des réunions et prioriser les demandes afin d’optimiser le temps et de se concentrer sur les enjeux critiques. Coordonner les arrangements de voyage, les rapports de dépenses et la logistique. Examiner, prioriser et répondre aux courriels, appels et demandes de manière professionnelle. Maintenir la confidentialité et gérer les informations sensibles avec discrétion. S’assurer que le Directeur est pleinement préparé pour les réunions de la haute direction et de planification stratégique, y compris la préparation des documents et des rapports de réunion. Suivre et recueillir les données requises pour les indicateurs de performance (KPIs) du Directeur et aider à préparer les mises à jour de progrès pour le PDG et l’équipe de direction. Coordonner la soumission en temps opportun des rapports, documents et livrables au PDG et à l’équipe de direction. Aider à la préparation des résumés de tableau de bord et de la documentation pour soutenir la prise de décision exécutive. Identifier des opportunités pour simplifier les processus administratifs, de rapports et de coordination. Maintenir la conscience des objectifs, des échéances et des priorités de l’entreprise afin d’aider le Directeur à aligner les résultats du département sur la stratégie organisationnelle. Soutenir la planification des ressources, y compris la collecte de données sur les charges de travail, les priorités et les délais. Servir de point de contact clé entre le Directeur, l’équipe d’ingénierie, l’équipe de projet et les départements interfonctionnels. • Faciliter une communication efficace en rédigeant des communications départementales, des rapports, des analyses de données ou en menant des recherches selon les demandes du Directeur. Suivre les tâches, les échéances et les projets pour assurer leur réalisation en temps voulu et leur alignement avec les priorités du département. Maintenir des systèmes organisés pour les dossiers, les politiques et les documents clés. Maintenir la section du département d’ingénierie sur le Hub (site SharePoint de l’entreprise), en assurant une organisation précise et des mises à jour des documents clés. Soutenir les projets spéciaux, les initiatives départementales et les événements à l’échelle de l’entreprise selon les affectations. Tirer parti des outils d’IA pour prendre des notes de réunion, résumer les discussions et suivre les mesures à prendre pour le Directeur. Expérience dans le soutien aux hauts dirigeants, idéalement dans des environnements de projets en ingénierie, construction ou techniques. Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps avec la capacité de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique. Discrétion, professionnalisme et capacité à traiter des informations confidentielles. Maîtrise de MS Office et aisance à apprendre rapidement de nouveaux systèmes. Solide sens des affaires et capacité à exercer jugement, tact et professionnalisme. À quoi ressemble le succès dans ce role Le Directeur est toujours préparé pour les réunions exécutives et stratégiques avec des documents complets, précis et opportuns. Les indicateurs clés de performance (KPI) du département sont efficacement suivis, rapportés et soutenus grâce à des données et des rapports précis. Les équipes d’ingénierie et de coordination de projets bénéficient d’une meilleure organisation et de processus simplifiés. L'EA agit comme un partenaire de confiance pour le Directeur, assurant l'alignement avec les objectifs de l'organisation. Pourquoi nous rejoindre ? Croissance et développement. Faites partie d’une équipe en expansion avec des opportunités de croissance personnelle et professionnelle. Impact. Contribuez à atteindre nos objectifs de vente et à renforcer notre réputation en tant que partenaire de confiance en sécurité en hauteur. Collaboration. Rejoignez une culture qui valorise le travail d’équipe, l’innovation, et où vos contributions sont reconnues et soutenues par une équipe dévouée. Culture d’entreprise. Faites partie d’une équipe motivée, ambitieuse et solidaire, axée sur l’atteinte des objectifs et la prestation d’un service exceptionnel. Type d’emploi : Temps plein Salaire : 70 000 $ - 90 000 $ par année Soins dentaires Assurance maladie complémentaire Cotisation à un REER correspondante Soins de la vue Programme de mieux‑être Horaire : Du lundi au vendredi Lieu de travail : Au bureau. Ce poste n’est pas hybride. Supplémentaires: Dans le cadre de notre processus d’entrevue, nous utilisons un outil d’IA (Fred.ai) pour aider à la prise de notes. Cela nous permet de garder des dossiers précis et de rester concentrés sur la conversation. Une copie des notes sera partagée avec les candidats après leur entrevue. #J-18808-Ljbffr