Commis à la réception, Centre de santé et mieux-être étudiant

À Propos Des Affaires Étudiantes Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants, nous offrons de nombreuses activités récréatives et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants. À Propos Du Poste Le secteur du mieux-être étudiant de l’Université d’Ottawa fait partie intégrante d’une approche de soins gradués, dont la mission est de promouvoir la prévention, de fournir des soins de santé et d’accroître la littératie en santé afin d’optimiser le mieux-être des étudiants et leur réussite académique. Grâce à des efforts collaboratifs, nous concevons et offrons des programmes, des initiatives et des services novateurs adaptés aux divers besoins de notre population étudiante. Des campagnes de sensibilisation aux services spécialisés de mieux‑être, nous visons à outiller les étudiants afin qu’ils puissent faire des choix éclairés concernant leur santé et leur bien‑être. Raison D’être Du Poste Apporter un soutien et effectuer diverses tâches pour appuyer les opérations administratives d’un département, d’un programme ou d’un événement spécifique, tout en veillant au respect des politiques et procédures en vigueur. Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes : Tâches administratives : Effectuer diverses tâches administratives pour soutenir les opérations du département, du programme ou de l’événement, telles que la saisie et la mise à jour de données, la rédaction et la préparation de documents variés, ainsi que la gestion des horaires et du courrier, conformément aux normes de qualité de l’Université d’Ottawa. Organisation de réunions : Fournir un soutien administratif pour l’organisation et la coordination de réunions et d’événements afin d’assurer leur bon déroulement. Cela inclut la réservation de salles, la prise en charge des services de traiteur nécessaires, et la préparation des ordres du jour et de tout autre document pertinent. Service à la clientèle : Accueillir les personnes se présentant en personne ; répondre de manière appropriée aux demandes générales d’information et les orienter dans l’application des procédures internes du département, du programme ou de l’événement, dans le but d’offrir un service de haute qualité. Les demandes peuvent être reçues et traitées en personne, par courriel, par téléphone ou par courrier. Achats et gestion des stocks : Effectuer des achats décentralisés de biens et services pour le département, le programme ou l’événement, par bon de commande ou carte de crédit, conformément aux politiques applicables. Gérer l’inventaire des fournitures, suivre la demande et réapprovisionner les stocks selon les besoins des clients internes. Production de rapports : Fournir divers rapports simples, de façon planifiée ou ponctuelle, sur les activités du département, du programme ou de l’événement afin de soutenir les opérations courantes et la planification stratégique. Gestion des dossiers : Mettre en œuvre et maintenir un système efficace de classement et de gestion des dossiers afin de préserver la confidentialité et de garantir la disponibilité de documents complets et exacts pour référence future ou à des fins d’audit. Tenir à jour les registres des détenteurs de clés et des accès de sécurité pour le personnel du secteur. Documentation : Rédiger et mettre à jour des documents internes sur les procédures, processus et systèmes liés aux responsabilités du poste. Coordination des employés juniors : Au besoin, déléguer des tâches à des ressources plus juniors, principalement des étudiants embauchés dans le cadre du Programme travail-études (PTE), et veiller à ce que les tâches soient accomplies conformément aux normes et instructions établies. Ce Que Vous Apportez Formation postsecondaire en administration et technologies de bureau, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience professionnelle Minimum de deux (2) années d’expérience pertinente dans un rôle similaire Bilinguisme – anglais et français (oral et écrit) Expérience avec les systèmes informatiques et les applications telles que Windows, les logiciels de traitement de texte, les tableurs, les bases de données, Internet et le courriel Excellentes compétences en communication, relations interpersonnelles et service à la clientèle Expérience dans l’interprétation, l’explication et l’application de politiques et de règlements Expérience en rédaction administrative bilingue Expérience dans la production de rapports Capacité à produire un travail de haute qualité sous pression tout en respectant des délais stricts Initiative, autonomie et bon jugement Solides compétences organisationnelles Compétences Clés à L’Université D’Ottawa Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales. Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible. Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre. Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe. L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente. Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué : Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes. #J-18808-Ljbffr