Assistant·e pour les événements de remise de prix

Description du posteJoin to apply for the Assistant·e pour les événements de remise de prix role at SOCANMontréalMusique. Monde. ConnectésPOSTE : Assistant·e pour les événements de remise de prixRELEVANT DE : Cheffe, Gala, Programmation et PartenariatsDIVISION : Services aux membres — Relations créativesEMPLACEMENT : MontréalLANGUES : Bilingue français et anglaisPRINCIPALES RESPONSABILITÉSRelevant de la coordonnatrice de la programmation créative et des partenariats, vous serez un membre clé de l’équipe des relations créatives chargée d’aider à accomplir diverses tâches liées au gala 2025 de la SOCAN et à divers parrainages et événements de la division des services aux membres. Ce poste relève de la coordonnatrice de la programmation créative et des partenariats et sera chargé d’assurer la liaison avec l’équipe des relations créatives, la division des communications et du marketing, la division des services aux membres et les parties prenantes de l’industrie. L’objectif de ce poste est de servir les membres de la SOCAN et d’apporter une valeur ajoutée à leurs carrières et à leurs entreprises, conformément à la stratégie de la division des services aux membres.RESPONSABILITÉSAider à la planification et à l’exécution du Gala SOCAN qui aura lieu le 3 mai 2026, l’un des plus importants événements de l’industrie de la musique au Canada. Le Gala SOCAN doit refléter la stratégie et la vision de la SOCAN en tant qu’organisation.Compiler la liste des invités et la maintenir à jour à mesure que de nouvelles informations s’y ajoutentCoordonner les publipostages à la liste des invités et gérer la boîte de courriels entrants du GalaTester la livraison des invitations grâce au logiciel choisi (p. ex., Paperless Post)Assurer la mise à jour hebdomadaire et le rapport concernant la liste des RSVPCorrespondance avec les gagnants :Planifier l’hébergement et le remboursement des frais de déplacement pour tous les gagnantsConfirmer les informations devant être gravées sur la plaqueTrophées :Préparer le texte devant être gravé sur les plaques des trophées et réviser celui-ci dès la réceptionContenus vidéos et musicaux pour le spectacle :Collecte de séquences vidéo et de musique d’accompagnement pour les déplacements des lauréats et des présentateurs durant le spectacle et les fournir à la société de productionCompiler une liste de tout le matériel AV pour la libération des droitsAdministration :Détails administratifs de base ; maintien des documents d’échéancier, rapports et liste d’invitésCoordonner tous les détails de réservations avec l’hôtelDouble vérification de tous les documents du gala (p. ex., liste des laissez-passer, liste des trophées, liste des invités)ÉDUCATION, EXPÉRIENCE ET APTITUDESAu moins 1 à 3 années d’expérience événementielleBilingueExcellente gestion du tempsExtrêmement organiséGrande attention aux détails (p. ex., révision linguistique et factuelle)Relations créativesAxé service à la clientèleExcellentes aptitudes en communication (éloquence à l’oral et à l’écrit)Connaissance d’Excel et de Word et du transfert électronique de fichiers AVCOMPÉTENCESExcellent sens de l’initiativePensée analytique/systémiqueOrienté résultatsRigueurOrienté serviceBanque de candidature - Commis de bureau- Liste de rappelScotiaMcLeod Administrative Assistant- Pointe-ClaireReceptionist – Salon & Spa | Réceptionniste – Avanti Le SpaDirecteur Administratif - Office ManagerSecrétaire administratif/secrétaire administrative #J-18808-Ljbffr