Adjoint à la haute direction

3 months ago

Montreal, Canada Essor Insurance Investment Counselling Inc. Full time


Adjoint à la haute direction

Type d'emploi:Permanent

Type de poste :Temps plein

Horaire : Du lundi au vendredi de 8h30 à 17h00



SOMMAIRE DU POSTE

Le titulaire du poste joue un rôle clé dans la gestion administrative et organisationnelle à haut niveau dans l'entreprise. Il est responsable de fournir un soutien à la Haute Direction dans leurs tâches quotidiennes, contribuant ainsi à l’efficacité opérationnelle du cabinet. Il est également responsable du dossier de l’Autorité des marchés financiers (AMF) pour l’entreprise. Il s'agit d'un poste en présentiel (5 jours), à la succursale de Montréal.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • Offre un soutien administratif à la Haute Direction;
  • Aide à la planification de réunions, en veillant à la disponibilité de toutes les parties prenantes, la réservation de salles, la préparation de l’ordre du jour et tout autre matériel nécessaire;
  • Conçoit des présentations visuelles attrayantes pour les réunions internes et externes en assurant que tous les points de discussion sont clairement et efficacement représentés;
  • Prends les notes lors des réunions et rédige des comptes-rendus précis et détaillés pour acheminer aux participants;
  • Rédige et diffuse les communiqués du Président auprès des employés;
  • Collabore avec la haute direction pour la rédaction et la correction de diverses correspondances destinées aux employés de la compagnie ;
  • Responsable des renouvellements et suivi des permis et des certificats de responsabilité civile du cabinet auprès des différents organismes (AMF, RIBO, etc.);
  • Renouvelle l’adhésion au RCCAQ et à l’Institut d’assurance;
  • Assiste dans la préparation des rapports et les présentations pour le conseil d’administration;
  • Produit et met à jour les organigrammes selon les indications de la Haute Direction;
  • Appuie le Marketing pour la rédaction et la correction de publications destinées au public;
  • Produit différentes lettres pour la Paie et le Capital humain;
  • Reçoit et diffuse les rapports mensuels des résultats ESSOR, selon les 3 lignes d’affaires;
  • Aide le Marketing et le Capital humain dans la préparation d’événements d'entreprise, ce qui peut inclure la recherche, la planification et la mise en œuvre;
  • S’occupe du programme de reconnaissance pour les employés;
  • Coordonne la réservation des salles de conférence à Montréal;
  • Met à jour la liste téléphonique et répertoires d’adresses;
  • Toutes autres tâches connexes.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ESSOR.

Votre candidature sera analysée avec soin. Toutefois, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

  • D.E.C. en techniques administratives ou bureautique ou l’équivalent ;
  • Minimum de 5 ans d’expérience dans des fonctions similaires, dont 2 ans à titre d’Adjointe de direction ou expérience pertinente ;
  • Avoir une bonne maîtrise des principaux outils de bureautique (Suite Microsoft Office);
  • Faire preuve de diplomatie, d’un haut niveau de confidentialité et d’intégrité;
  • Être autonomie et démontrer de l’initiative et d’excellentes habiletés d’organisation et de planification;
  • Avoir une bonne capacité d’analyse, de gestion des priorités et de respect des échéanciers;
  • Être en mesure de travailler sous pression;
  • Posséder d’excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles et le travail d’équipe;
  • Avoir d’excellentes aptitudes pour les communications orales et écrites;
  • Bilinguisme (français et anglais, parlé et écrit) essentiel.

Note : dans ce document, le genre masculin est utilisé comme générique, dans le seul but de ne pas alourdir le texte.

#J-18808-Ljbffr

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