Coordonnateur(rice) des services aux résidents

Horizon Résidences pour aînés est une société canadienne de services aux personnes âgées qui connaît une croissance rapide. Elle exploite actuellement 7 communautés de retraite au Québec et prévoit une croissance future. Avec plus de 1 500 appartements dans le Grand Montréal, St-Jérôme et Bécancour, notre mission est d'offrir aux résidents un milieu de vie agréable (vie autonome, vie assistée et soins de la mémoire), des soins et des services de qualité, dans le cadre d'une gestion responsable. Nous sommes fiers de nos 500 employés dévoués qui ont un impact positif sur les résidents que nous servons, axé sur le bien-être et nos valeurs organisationnelles d'intégrité, de professionnalisme, d'attention et d'orientation vers les résidents. La société mère, Spring Living, possède et gère 22 communautés de retraite et a récemment été reconnue comme l'une des entreprises à la croissance la plus rapide au Canada (Globe and Mail, septembre 2024). Nous recherchons un coordonnateur des services aux résidents pour notre résidence située à Laval. Brève description Professionnel(le), organisé(e) et structuré(e), le/la Coordonnateur(trice) des services aux résidents se distingue par son écoute active, son souci du détail et sa grande capacité d’observation. Il communique clairement et avec aisance, travaille efficacement et fait preuve d’initiative et de jugement pour assurer une expérience de service à la clientèle haut de gamme. Il appuie également la direction générale dans les tâches administratives quotidiennes. Animé d’un esprit d’équipe remarquable, il contribue à la réputation de la résidence, à la rétention et à la fidélisation de la clientèle par la qualité des services offerts ainsi qu’au bien-être et à la sécurité du milieu de vie des résidents du Villagia de l’Île Paton. EXPÉRIENCE CLIENT : Service à la clientèle : Offrir un service à la clientèle de haut niveau, contribuer activement à l’amélioration continue de la qualité de vie, du bien-être et de la sécurité des résidents. Assurer avec diligence le suivi des préoccupations et des commentaires, en collaboration avec les chefs de service et sous la supervision de la direction générale de la résidence. Renouvellement des baux : Préparer les renouvellements de baux, planifier et coordonner les rencontres avec les résidents et leurs familles sur une base mensuelle. S’assurer de la qualité des services reçus et promouvoir des revenus additionnels grâce aux services à la carte (restauration, soins, entretien ménager, activités, etc.). Veiller également à l’obtention des consentements exigés par la loi et à la collecte des preuves d’assurance habitation des locataires. Comité milieu de vie : En collaboration avec la direction générale, assurer la présence et la participation active aux rencontres et aux activités du comité milieu de vie, ainsi que le suivi des actions en cours. Syndicat de copropriété du Villagia : Appuyer la direction générale et contribuer au maintien d’un service à la clientèle haut de gamme auprès du conseil d’administration. Préparer la documentation pour les réunions du conseil. Appuyer la direction générale et les membres du conseil dans l’organisation, la coordination et le bon déroulement de l’assemblée générale annuelle des copropriétaires, incluant l’émission des convocations et de la documentation administrative. Gérer les renouvellements de baux et offrir un service de qualité aux locataires de condos, maintenir une communication active avec eux ainsi qu’avec les propriétaires occupants et investisseurs, les courtiers immobiliers et les notaires dans le cadre de transactions d’achat/vente, et assurer le suivi avec le service de comptabilité. Vérifier les dossiers d’accueil pour les nouveaux propriétaires à la suite des ventes de condominiums. Lors de rénovations ou de projets de condos, coordonner les échéanciers des projets avec l’équipe d’entretien et superviser la facturation avec la comptabilité. Comité d’accueil / Soutien aux résidents : Responsable de l’accueil des nouveaux résidents. En collaboration avec les départements de location, de restauration et d’entretien, superviser les arrivées des résidents. Organiser et animer les rencontres mensuelles d’accueil où les nouveaux résidents sont présentés et où l’équipe de direction explique ses rôles et responsabilités. Le programme inclut également un aperçu des services disponibles (restauration, entretien ménager, soins, etc.). S’assurer que le Guide du résident, le Guide de bienvenue et le Règlement de la résidence sont tenus à jour. Conférences mensuelles – Services aux résidents : En collaboration avec le/la responsable des loisirs, le Coordonnateur des services aux résidents développe et met en œuvre un calendrier de conférences offertes à la résidence par des professionnels de la santé, des institutions financières, des notaires, etc., afin d’informer les résidents et de soutenir leur qualité de vie. Organiser et animer les rencontres mensuelles d’accueil où les nouveaux résidents sont présentés et où l’équipe de direction explique ses rôles et responsabilités. Le programme inclut également un aperçu des services disponibles (restauration, entretien ménager, soins, etc.). S’assurer que le Guide du résident, le Guide de bienvenue et le Règlement de la résidence sont tenus à jour. QUALIFICATIONS : Diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration, gestion hôtelière ou domaine connexe 3 à 5 ans d’expérience en service à la clientèle ou en coordination dans un milieu similaire (résidences pour aînés, hôtellerie, immobilier, etc.) Maîtrise des outils informatiques (Suite MS Office, Yardi un atout) Excellente maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit Expérience en gestion de résolution de conflits et en coordination d’événements un atout Expérience en gestion immobilière (réglementation et code civil)