Adjoint administratif confidentiel Ressources Humaines

Identifiant de la demande : 722

Lieu de travail : North Sydney NE

Salaire annuel (40 heures par semaine) : 54516.8$ $

Date de clôture de la candidature (aaaa/mm/jj) : 2024/09/12

Heure de clôture de la candidature : 23 h 59, heure de l'Atlantique

Processus de candidature : Les candidatures doivent être soumises en utilisant la section des carrières de MyPortMAI.

Marine Atlantique s'engage à créer un environnement qui favorise l'épanouissement des employés, le perfectionnement professionnel et la satisfaction au travail. Nos employés incarnent nos valeurs fondamentales. Ils forment une grande équipe diversifiée, axée sur la sécurité, qui fait preuve d'intégrité et d'engagement et qui vise toujours l'excellence.

Marine Atlantique est actuellement à la recherche d'un Adjoint administratif confidentiel Ressources Humaines pour travailler avec notre département Human Resources situé à North Sydney, NS.

Marine Atlantique s'est engagée à créer un milieu de travail diversifié, équitable et inclusif. La préférence pourrait être accordée aux membres des groupes dignes d'équité suivants : les femmes, les peuples autochtones, les personnes en situation de handicap, les minorités visibles et les membres de la communauté 2SLGBTQIA+. Si vous êtes membre d'un ou de plusieurs de ces groupes, veuillez indiquer dans votre demande à quel(s) groupe(s) vous appartenez.

Le service des ressources humaines est chargé d'élaborer et de mettre en œuvre des stratégies qui favorisent un engagement solide des employés à l'égard de la vision de Marine Atlantique, dans les domaines de la planification des employés et du leadership, de la planification des relations industrielles, du perfectionnement des employés, du recrutement et de la planification de la relève.

L'adjoint administratif confidentiel est chargé de soutenir les activités administratives quotidiennes du service des RH. Les attributs essentiels de ce poste sont les suivants : une attitude positive et proactive, ainsi que d'excellentes compétences en matière de service à la clientèle, de relations interpersonnelles et de communication. Le souci du détail, la capacité à gérer plusieurs priorités et de pouvoir s'adapter aux demandes et aux échéances changeantes sont essentiels. L'adjoint administratif confidentiel veille à ce que les principes et les pratiques qui guident la vision, la mission et les valeurs soient intégrés dans le travail qu'ils effectuent et dans les messages qu'ils véhiculent.

Autres domaines de responsabilité clés

• Fournir une aide administrative confidentielle à la direction et au personnel des ressources humaines et au personnel (classement, télécopie, préparation de lettres, de tableurs, de présentations, etc.).

• Accueillir les visiteurs, les clients et les appelants, répondre aux demandes de renseignements, fournir des renseignements, prendre des messages, déterminer la nature de leur activité et les diriger vers la ou les personnes ou le ou les lieux appropriés. L'offre active bilingue fait partie de toute communication avec les visiteurs externes.

• Fournir un soutien administratif aux activités de négociation collective. Photocopier et agrafer des documents aux fins de distribution, d'expédition par courrier et de classement, etc.

• Élaborer et maintenir un système de classement.

• Préparer et recevoir les courriers et les colis.

• Préparer et compiler des rapports et des données provenant de diverses sources des RH.

• Transmettre les courriels généraux et les messages vocaux reçus à la personne appropriée.

• Soumettre aux fins de traitement et d'approbation, tenir à jour et surveiller les dossiers et les documents d'approvisionnement, comme les demandes d'achat, les demandes de propositions (DP), les bons de commande, les sources uniques, les demandes de fournisseur et d'engagement et les niveaux de bon de commande.

• Traiter et soumettre aux fins d'approbation toutes les factures du ministère avec les renseignements pertinents sur les commandes et surveiller les niveaux des commandes.

• Tenir à jour l'inventaire des fournitures de bureau, commander des fournitures au besoin et prendre les dispositions nécessaires pour l'entretien du matériel de bureau.

• Soutenir l'équipe de recrutement en préparant les entretiens, les tests en français, etc., au besoin.

• Organiser les voyages, réserver l'hébergement, les salles de réunion et les services traiteur. Préparer et traiter les demandes de remboursement des frais de voyage au besoin.

• Traiter les certificats de compétence réglementaires pour les employés et les transmettre au service approprié.

• Rédiger les procès-verbaux des réunions (au besoin) et les distribuer en temps opportun.

• Commander des cadeaux pour la retraite et les récompenses de service.

• Prix Ripple : Préparer et distribuer des certificats. Coordonner
les commandes, l'inventaire et la distribution des prix.

• Travailler avec diligence pour promouvoir un milieu de travail physiquement et psychologiquement sécuritaire, diversifié, accessible, inclusif et équitable.

• Contribuer à la réalisation des objectifs de l'entreprise en effectuant d'autres tâches connexes, au besoin.

Quelles sont les qualifications requises pour être admissible à cette possibilité d'emploi?

Éducation

Diplôme d'études secondaires ou certificat d'équivalence d'études secondaires

ET

Diplôme en administration de bureau ou de secrétariat ou diplôme en ressources humaines d'un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu

OU

Une combinaison d'études équivalentes, de formation liée à l'emploi et d'expérience de travail dans un poste connexe.

Qualifications

• Au moins cinq ans d'expérience dans un poste d'adjoint administratif.

• Compétences en informatique — applications Microsoft Office, etc.

• Être capable de taper 50 mots par minute.

• Bonnes compétences organisationnelles, communicationnelles et interpersonnelles.

• Bonnes compétences analytiques.

• Bonnes compétences en gestion du temps.

• Être capable de travailler dans un environnement confidentiel.

Qualifications constituant un atout

• Études, formation ou expérience dans le domaine des ressources humaines.

• Bilingue dans les deux langues officielles (français et anglais).

Remarque : Les candidats doivent réussir un test de dactylographie (minimum de 50 mots / min), un test de dactylographie au clavier et un test Microsoft Office.

Pourquoi travailler pour l'équipe de Marine Atlantique?

En tant que membre de l'équipe de Marine Atlantique, vous participerez à divers programmes de formation continue et à diverses occasions de perfectionnement, afin d'évoluer dans votre carrière et de tracer votre voie vers la réussite. Nous offrons une culture de travail positive et inclusive, qui se consacre à créer un environnement qui favorise la croissance des employés, le perfectionnement professionnel et la satisfaction au travail. Les salaires concurrentiels, les régimes de retraite à prestations déterminées, les régimes d'assurance-maladie complets et les possibilités de perfectionnement professionnel font partie des avantages que Marine Atlantique offre à son personnel. Venez vivre la fierté de travailler avec une organisation dotée d'une infrastructure récemment construite et revitalisée qui s'est positionnée pour l'avenir.

Renseignements supplémentaires

Marine Atlantique est une société d'État fédérale qui offre un service de traversier essentiel entre Terre-Neuve-et-Labrador et le Canada continental.

À Marine Atlantique, nous nous engageons à bâtir et à favoriser un environnement inclusif et diversifié, où tous les employés et les clients se sentent accueillis, valorisés et respectés.
Marine Atlantique invite tous les postulants qualifiés à poser leur candidature et recrute sur la base du mérite. Nous nous engageons à respecter les principes de l'équité en matière d'emploi pour tous et nous encourageons fortement les femmes, les Autochtones, les personnes en situation de handicap, les minorités visibles et les membres de la communauté 2SLGBTQIA+ à postuler. Si vous êtes membre d'un ou de plusieurs de ces groupes, veuillez indiquer à quel(s) groupe(s) vous appartenez dans votre lettre de présentation, votre curriculum vitae ou votre demande.
Pour recevoir cette offre d'emploi dans un autre format ou pour discuter d'autres façons de remplir la demande en ligne, veuillez communiquer avec le Service des ressources humaines de Marine Atlantique, à titre confidentiel, en envoyant un message à l'adresse suivante careers-
Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif et sans obstacle, à commencer par le processus de recrutement. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation au cours de quelconque étape du processus d'évaluation, veuillez communiquer avec le service des ressources humaines de Marine Atlantique, à titre confidentiel, à l'adresse careers-