Assistant(e) exécutif(ve)

- English will follow -Le siège social, moteur d'innovation où chaque projet prend forme grâce à une vision stratégique et des solutions modernesPoste : Assistant(e) exécutif(ve)Division : Groupe AmielLieu : Siège social - LavalHoraire : Temps plein (37.5 heures)Entrée en fonction : Dès que possibleNous recherchons un(e) assistant(e) de direction hautement expérimenté(e), discret(e) et polyvalent(e) pour assister le PDG et lui fournir un soutien organisationnel irréprochable et proactif, tant sur le plan professionnel que personnel. Ce poste exige des compétences organisationnelles exceptionnelles, une vision stratégique et la capacité d'anticiper les besoins, de gérer la complexité et de clarifier les choses dans un environnement souvent changeant et ambigu. L'assistant(e) de direction agit comme le bras droit du PDG, assurant une coordination harmonieuse des priorités, éliminant les obstacles et garantissant une efficacité maximale.Principales responsabilités :1. Soutien à la directionGérer de manière proactive l'agenda du PDG, en veillant à une répartition optimale du temps et en évitant les doubles réservationsTraiter et hiérarchiser les e-mails, en répondant au nom du PDG lorsque cela est appropriéRédiger, relire et gérer la correspondance commerciale.Préparer les ordres du jour, les briefings et les suivis pour les réunions et les présentations.Envoyer des rappels de réunion et s'assurer que le PDG participe à toutes les réunions prévues.Maintenir l'organisation de l'espace de travail et s'assurer que les ressources nécessaires sont disponibles.Servir de liaison principale entre le PDG et les parties prenantes internes/externes.Traiter les informations hautement confidentielles avec discrétion et intégrité.2. Gestion personnelle et gestion du mode de vieCoordonner les obligations personnelles selon les besoins (rendez-vous, logistique familiale, événements, voyages).Aider à maintenir l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.Aider à la gestion des tâches ménagères ou administratives si nécessaire.3. Coordination opérationnelleSurveiller les flux de travail et les délais, en agissant comme un " contrôleur de trafic " pour les demandes, les décisions et les livrables.Signaler de manière proactive les goulots d'étranglement ou les priorités concurrentes et proposer des solutions.Coordonner les communications internes et assurer la liaison entre le PDG et l'équipeAssurer le suivi des points en suspens nécessitant l'avis ou l'approbation du PDGTu es peut-être la bonne personne si Au moins 7 à 10 ans d'expérience dans l'assistance à un cadre supérieur dans un environnement dynamique.Expérience avérée dans la gestion des obligations professionnelles et personnelles avec un haut degré de professionnalisme.Capacité avérée à gérer plusieurs tâches, à rester attentif aux détails et à exécuter les tâches efficacement avec un minimum de supervision.Capacités exceptionnelles d'organisation, de hiérarchisation des priorités et de multitâche.Capacité avérée à s'épanouir dans l'ambiguïté et à apporter de la clarté dans un contexte de changement.Excellentes compétences en communication écrite et orale.Grande intelligence émotionnelle et discrétion.Maîtrise approfondie de Microsoft Office et des outils de communication (Loop, Teams, Sharepoint).Excellentes compétences en communication orale et écrite, avec la capacité de transmettre efficacement des informations.Curiosité démontrée ou expérience de base dans l'utilisation de l'IA et des outils numériques pour améliorer la prise de décision, optimiser les processus ou accroître l'efficacité opérationnelle.Caractéristiques clés :Fiable : traite les informations sensibles et les relations avec la plus grande confidentialité.Proactif : anticipe les besoins et résout les problèmes avant qu'ils ne surviennent.Calme : reste serein sous pression et s'adapte rapidement au changement.Soucieux du détail : fait preuve de précision dans la logistique, la communication et le suivi.Connecteur : établit des relations solides.Pourquoi choisir notre équipe:Un salaire compétitif, avantages sociaux, rabais exclusifs et un gymDes activités sociales à tous les moisUn programme d'aide aux employés et TélémédecineUne ambiance où on peut rire et innoverDes actions concrètes afin de réduire notre empreinte écologiqueUn environnement où tous se sentent inclus, valorisé es et encouragé s à s'épanouir pleinementTransforme ton quotidien et celui de milliers de clients. Envoie-nous ta candidature dès maintenant. On a hâte de te rencontrer The head office, a driving force for innovation where every project takes shape thanks to a strategic vision and modern solutionsPosition : Executive AssistantDivision : Groupe AmielLocation : Head office - LavalSchedule : Full Time (37.5 hours)Start date : As soon as possibleWe are seeking a highly experienced, discreet, and adaptable Executive Assistant to the CEO to provide flawless and proactive organizational support in both professional and personal matters. This role requires exceptional organizational skills, strategic foresight, and the ability to anticipate needs, manage complexity, and drive clarity in an often fast-moving and ambiguous environment. The Executive Assistant acts as an extension of the CEO, ensuring smooth coordination of priorities, eliminating obstacles and ensuring maximum effectiveness.Key Responsibilities:1. Executive SupportProactively manage the CEO's calendar, ensuring optimal time allocation and preventing double-bookingsProcess and prioritize emails, responding on behalf of the CEO when appropriateDraft, proofread, and manage business correspondence.Prepare agendas, briefings, and follow-ups for meetings and presentations.Send meeting reminders and ensure the CEO joins every scheduled meetingMaintain the CEO's workspace organization and ensure necessary resources are availableServe as the primary liaison between the CEO and internal/external stakeholders.Handle highly confidential information with discretion and integrity.2. Personal & Lifestyle ManagementCoordinate personal obligations as required (appointments, family logistics, events, travel).Support CEO in maintaining work-life integration and balance.Assist in managing household or administrative tasks when necessary.3. Operational CoordinationMonitor workflows and timelines, acting as a "traffic controller" for requests, decisions, and deliverables.Proactively flag bottlenecks or competing priorities and suggest solutions.Coordinate internal communications and serve as liaison between the CEO and teamFollow up on pending items requiring the CEO's input or approvalQualifications:Minimum 7-10 years of experience supporting a senior executive in a fast-paced environment.Proven track record managing both business and personal obligations with a high degree of professionalism.Proven ability to manage multiple tasks, maintain attention to detail, and execute tasks efficiently with minimal supervision.Exceptional organizational, prioritization, and multitasking abilities.Demonstrated ability to thrive in ambiguity and drive clarity amidst change.Excellent written and verbal communication skills.High emotional intelligence and discretion.Strong proficiency in Microsoft Office, and communication tools (Loop, Teams, Sharepoint).Excellent verbal and written communication skills, with the ability to effectively convey information.Demonstrated curiosity or basic experience in using AI and digital tools to improve decision-making, optimize processes, or increase operational efficiency.Key Attributes:Trusted: Handles sensitive information and relationships with utmost confidentiality.Proactive: Anticipates needs and solves problems before they arise.Composed: Maintains grace under pressure and adapts quickly to change.Detail-Oriented: Maintains precision in logistics, communication, and follow-up.Connector: Builds strong relationships.Why choose our team:Competitive salary, benefits, exclusive discounts and a gymMonthly social activitiesAn atmosphere where you can laugh and innovateConcrete actions to reduce our ecological footprintAn environment where everyone feels included, valued and encouraged to reach their full potentialTransform your daily life and that of thousands of customers. 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