Executive Assistant

Are you an exceptional executive assistant who thrives in a fast-paced environment and enjoys being the right hand to a senior leader? Aeromag, a privately held international company specializing in aircraft de-icing, de-icing center management, and the recovery and recycling of de-icing fluids, is recognized for its environmental innovation and operates at major airports across Canada, the United States, and the United Kingdom. We play a crucial role in ensuring safe winter aviation operations. We are seeking a highly organized, proactive and discreet Executive Assistant to support our Co-President. In this pivotal role, you will act as a strategic partner, ensuring the smooth execution of daily priorities while representing the Co-President with professionalism and courtesy. KEY RESPONSIBILITIES Strategic & Executive Support • Support the Co-President in all her strategic, operational and administrative responsibilities. • Facilitate priority management and ensure proactive follow-ups. • Prepare executive documentation, reports, and presentations. • Act as a liaison between senior management, station leaders, teams, and external partners. Administrative & Organizational Excellence • Manage a complex and dynamic agenda. • Coordinate meetings, appointments, and travel. • Oversee email inbox management. • Draft, edit, and review communications. • Ensure efficient management of digital and physical documents. Internal & External Relations • Serve as a point of contact for internal and external stakeholders. • Handle sensitive communications with discretion. • Maintain strong working relationships with teams. General Administrative Tasks • Assist with expense reports and invoice follow-up. • Support event planning and coordination. • Contribute to continuous improvement initiatives. SKILLS & QUALIFICATIONS • Diploma in business administration or related field. • 5–7 years of experience in a similar executive support role. • Strong technical skills in Microsoft 365 and collaborative tools. • Excellent organizational skills, confidentiality, judgment, autonomy, and proactivity. • Bilingual French/English communication skills. FRENCH VERSION Êtes-vous une adjointe exécutive exceptionnelle, dynamique et capable d’évoluer dans un environnement à rythme rapide tout en soutenant efficacement une haute dirigeante ? Aeromag, une entreprise internationale privée spécialisée dans le dégivrage des avions, la gestion des centres de dégivrage ainsi que la récupération et le recyclage des fluides de dégivrage, est reconnue pour ses innovations environnementales et ses opérations dans plusieurs grands aéroports au Canada, aux États-Unis et au Royaume-Uni. Nous jouons un rôle essentiel dans la sécurité des opérations hivernales . Nous recherchons une adjointe exécutive, hautement organisée, proactive et discrète, pour soutenir la coprésidente. Ce rôle clé exige rigueur, un bon jugement et la capacité d’agir en tant que partenaire stratégique. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Soutien stratégique et exécutif • Soutenir la coprésidente dans ses responsabilités stratégiques, opérationnelles et administratives. • Faciliter la gestion des priorités et assurer un suivi proactif. • Préparer des documents exécutifs, des rapports et des présentations. • Agir en tant que liaison entre la direction, les gestionnaires, les stations et les partenaires externes. Gestion administrative • Gérer un agenda complexe et dynamique. • Organiser des réunions, des rendez-vous et des déplacements. • Gérer la boîte de courriel. • Rédiger et corriger des communications. • Assurer une gestion documentaire efficace. Relations internes et externes • Point de contact pour les partenaires internes et externes. • Gérer des communications sensibles avec discrétion. • Maintenir de bonnes relations avec les équipes internes. Tâches administratives diverses • Soutenir la préparation des rapports de dépenses et le suivi des factures. • Participer à l’organisation d’événements. • Contribuer aux initiatives d’amélioration continue. COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS • Diplôme en administration ou domaine connexe. • 5 à 7 ans d’expérience dans un rôle similaire. • Maîtrise de Microsoft 365 et d’outils collaboratifs. • Grande organisation, confidentialité, jugement, autonomie, proactivité. • Excellente communication FR/EN.