Office Assistant

Job Title: Office Assistant

Summary of the position:

Credit Agricole CIB Canada is looking for a dynamic candidate to be the Office Assistant to the Canada Management Team.

Credit Agricole CIB Canada (“CACIB Canada”) is part of the Credit Agricole Group, a world leading financial institution.

CACIB Canada has a senior commercial team of about 20 employees based in Montreal and Toronto working with our international network and product lines to support large Canadian clients in their international development. CACIB Canada hosts an IT & Operation platform including over 200 employees and consultants supporting the back-office operations of the Americas.

CACIB Canada Management Team is composed of 10 senior executives from Commercial, Finance, HR, Legal, IT and Operations.

In this role, the Office Assistant will serve as our receptionist and provide Canada Management Team support with administrative tasks as part of the Office Management Team including being in charge of booking travels with our travel agency and managing expense reports for senior management.

Key Responsibilities:

In addition of being responsible for reception, travels and expense reports, our Office Assistant works on coordination of overall functioning of Property & Corporate Services which mainly includes the following areas: Office Services, Suppliers, Mail and Messenger services, Safety & Security and asset management and can participates in the coordination of internal and external communications and coordinates internal and external events. The Office Manager can also performs a variety of administrative and office support activities. Duties include receiving and directing visitors, word processing, creating spreadsheets, presentations, and filing. Supports the PCS team in the handling of general maintenance services.

General administrative support services:

- Answer and screen telephone calls.

- Welcoming visitors (3rd and 5th floors)

- Visitor access card management

- Mail and courier - Sending and receiving mail and parcels

- Keeps employee and consultant lists up to date

- Keep mailing lists up to date

- Maintain departmental files

- Maintain department emergency contact

The Office Assistant will be part of an administrative pool managed by CACIB chief of staff including an Executive Assistant. All functions can be mutually backed up with the ones of the Executive Assistant.

The Office Assistant can also be involved from time to time to help the PCS Facilities Team with support services:

- Manage employee lockers (inventory management, repairs and unlocking)

- Manage inventory for office supplies, stationary, beverages, business cards, etc.

- Receive and store orders

- Supply beverage service (coffee machine, tea, drinks)

- Coordination of meeting rooms

- Coordinate with cleaning crew

- Coordinate activities of day porters and liaise with evening cleaning supervisor.

- Maintain inventory of office keys and handle requests for keys to offices, desks and file cabinets, including lock problems

- Inventory management for employee welcome kit and marketing items

- Participate in coordination of internal and external events (incl. client events for CACIB)

Key Responsibilities:

- 4+ years of experience in a relevant environment

- Post-secondary education

- Ability to communicate effectively, verbally and written in French and English (You will need to service Anglophone clients and work with Anglophone colleagues)

- Customer service oriented and quick responsiveness

- Ability to multi-task and work independently

- Strong follow-up and organizational skills with an attention to detail

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Titre du poste: Assistant(e) de bureau

Résumé du poste:

Crédit Agricole CIB Canada recherche un(e) candidat(e) dynamique pour occuper le poste d'assistant(e) de bureau auprès de l'équipe de direction du Canada.

Crédit Agricole CIB Canada (« CACIB Canada ») fait partie du groupe Crédit Agricole, une institution financière internationale.

CACIB Canada possède une équipe commerciale d'environ 20 employés basés à Montréal et à Toronto qui travaillent avec notre réseau international et nos lignes de produits pour soutenir les grands clients canadiens dans leur développement international. CACIB Canada héberge une plateforme informatique et opérationnelle comprenant plus de 200 employés et consultants qui supportent les opérations de soutien des Amériques

L'équipe de direction de CACIB Canada est composée de 10 dirigeants représentant les services commerciaux, les finances, les ressources humaines, le service juridique, les services informatiques et les opérations.

Dans ce rôle, l'assistant(e) de bureau sera notre réceptionniste et apportera son soutien à l'équipe de gestion du Canada en effectuant des tâches administratives dans le cadre de l'équipe de gestion du bureau, notamment en étant chargé(e) de réserver des voyages avec notre agence de voyage et de gérer les rapports de dépenses pour la direction.

Responsabilités principales :

En plus d'être responsable de la réception, des voyages et des notes de frais, notre Assistant(e) de bureau travaille à la coordination du fonctionnement global de PCS qui comprend principalement les domaines suivants : Les services de bureau, les fournisseurs, les services de courrier et de messagerie, la sûreté et la sécurité et la gestion des ressources, et peut participer à la coordination des communications internes et externes et coordonner les événements internes et externes. Le chef de bureau peut également effectuer une variété d'activités administratives et de soutien de bureau. Les tâches comprennent l'accueil et l'orientation des visiteurs, le traitement de texte, la création de feuilles de calcul, les présentations et l'archivage. Il soutient l'équipe PCS dans la gestion des services d'entretien général.

Services de soutien administratif général :

- Répondre aux appels téléphoniques et les filtrer.

- Accueil des visiteurs (3ème et 5ème étages)

- Gestion des cartes d'accès des visiteurs

- Courrier et messagerie - Envoi et réception du courrier et des colis

- Mise à jour des listes d'employés et de consultants

- Tenir à jour les listes de courrier

- Tenir à jour les dossiers des départements

- Tenir à jour les contacts d'urgence du département

L'assistant(e) de bureau fera partie d'un pool administratif géré par le chef de cabinet de CACIB incluant un(e) assistant(e) exécutif(ve). Toutes les fonctions peuvent être soutenues mutuellement par celles de l'assistante exécutive.

L'assistant(e) de bureau peut également être impliqué(e) de temps à autre pour aider l'équipe des services de la PCS à fournir des services de soutien :

- gérer les casiers des employés (gestion de l'inventaire, réparations et déverrouillage)

- Gérer l'inventaire des produits de bureau, de la papeterie, des boissons, des cartes de visite, etc.

- Recevoir et stocker les commandes

- Service de boissons (machine à café, thé, boissons)

- Coordination des salles de réunion

- Coordination avec l'équipe de nettoyage

- Coordonner les activités des porteurs de jour et assurer la liaison avec le superviseur du nettoyage du soir

- Tenir l'inventaire des clés de bureau et traiter les demandes de clés de bureaux, de bureaux et d'armoires à dossiers, y compris les problèmes de serrure.

- Gérer l'inventaire de la trousse de bienvenue des employés et des articles de marketing

- Participer à la coordination des événements internes et externes (y compris les événements clients pour CACIB)

Qualifications requises :

- 4+ ans d'expérience dans un environnement pertinent

- Diplôme post-secondaire

- Capacité à communiquer efficacement, verbalement et par écrit, en français et en anglais (vous devrez servir des clients anglophones et travailler avec des collègues anglophones)

- Orientation vers le service à la clientèle et réactivité

- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à travailler de manière autonome

- Solides compétences en matière de suivi et d'organisation, avec un grand souci du détail