Agente ou agent de secrétariat au secrétariat général

1 month ago

Québec, Canada École nationale d'administration publique (ENAP) Full time
Vous êtes une personne autonome, rigoureuse, discrète, collaborative et vous possédez d’excellentes habiletés relationnelles ? Vous possédez de l’expérience en soutien d’équipe de gestion ? Alors vous êtes la personne que nous recherchons

SOMMAIRE DU POSTE
NO DE RÉFÉRENCE INTERNE : 24-25-32

LIEU DE TRAVAIL :
Ville de Québec
Possibilité de télétravail selon les dispositions de la Directive relative au télétravail de l’ENAP

HORAIRE DE TRAVAIL :
35 heures/semaine de jour
Du lundi au vendredi Selon les dispositions prévues à la convention collective

SALAIRE :
Classe C dans une échelle de salaire se situant entre 22,49 $ et 30,48 $/heure selon l’expérience
(Échelle salariale 2022, négociation en cours actuellement)

STATUT DE L’EMPLOI :
Régulier, syndiqué

SECTEUR DE TRAVAIL
Secrétariat général

CONTEXTE
Le Secrétariat général de l’ENAP a divers mandats, lesquels touchent la gouvernance, les affaires juridiques et l’application réglementaire, et la gestion informationnelle et documentaire. Le Secrétariat général est entre autres chargé de développer des stratégies et des outils de communication visant à diffuser l’information de nature institutionnelle auprès des publics internes et externes. Il assure la qualité et la cohérence des communications institutionnelles, dans le respect des valeurs et priorités organisationnelles. Il veille également à la gestion, la mise à jour du site Web et de l’intranet. Il alimente également les réseaux sociaux de l’École. Il assure les relations avec la presse, de même qu’il coordonne l’organisation d’événements annuels majeurs, tels que les collations des grades.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS
La personne titulaire apporte un soutien à la planification et à l’organisation des activités du secrétariat général en effectuant différentes tâches d’ordre administratif. Elle assure le bon fonctionnement des opérations de son unité et supporte également selon les besoins que ce soit dans l’accomplissement de tâches spécifiques ou pour l’organisation d’activités institutionnelles.

Sous la supervision de la secrétaire générale, la personne titulaire aura à :
  • Accueillir les visiteuses et visiteurs, répondre aux demandes de renseignements par téléphone ou par courriel, filtrer et acheminer les appels et les courriels aux personnes concernées et prendre les messages s’il y a lieu.
  • Rédiger divers documents, tels que des lettres, rapports, tableaux, comptes rendus, correspondances, etc.
  • Ouvrir et tenir à jour les dossiers, tableaux ou registres, en assurer le suivi, faire les rappels et les recherches nécessaires. Classer les documents, autant en format numérique qu’en format papier, selon le système en vigueur et assurer la confidentialité des dossiers.
  • Voir à l’organisation de comités et de réunions sous la responsabilité de la secrétaire générale et envoyer les invitations, commander les repas, réserver les salles, etc.
  • Collaborer à l’administration du budget de la direction, notamment en vérifiant les dépenses et en informant son supérieur de toute anomalie.
  • Préparer divers documents sous les formes appropriées et développer des outils utiles à la réalisation du travail.
  • Au besoin, assister à certaines rencontres et en rédiger les comptes rendus. Informer les responsables concerné.es des suivis découlant de ces rencontres.
La liste des tâches et responsabilités énumérées ci-dessus est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste.

EXIGENCES
Scolarité
Diplôme d’études secondaires (DES) ou diplôme d’études professionnelles (DEP) d’une durée de 900 heures dans une discipline pertinente.

Expérience :
Minimum de 2 ans d’expérience pertinente
COMPÉTENCES REQUISES
  • Autonomie et initiative
  • Rigueur et qualité du travail
  • Flexibilité et adaptation (capacité à travailler dans un contexte complexe et changeant)
  • Sens des priorités
  • Communication, tant à l’oral qu’à l’écrit
  • Collaboration et travail d’équipe
AVANTAGES SOCIAUX
  • Jusqu’à 4 semaines de vacances dès la fin de la première année selon la date d’embauche
  • Congés de maladie et congés sociaux
  • Horaire d’été allégé
  • Assurances collectives
  • Régime de retraite à prestations déterminées
DATE D’ENTRÉE EN FONCTION
Dès que possible

DÉPÔT DE VOTRE CANDIDATURE
Engagée à contrer la discrimination en emploi et soucieuse d’être représentative de la société québécoise et de s’enrichir de sa diversité, l’ENAP invite toutes les personnes qualifiées à manifester leur intérêt, en particulier les femmes, les personnes en situation de handicap, les personnes autochtones, les membres de minorités visibles et de minorités ethniques, ainsi que les personnes issues de la diversité sexuelle et de genre, notamment relativement au programme d’accès à l’égalité en emploi auquel elle souscrit.

Veuillez transmettre votre candidature accompagnée d’un curriculum vitae, en mentionnant le numéro de référence, avant le 4 novembre 2024 17h au Service des ressources humaines par courriel : rh.emplois@enap.ca

De plus, les outils de sélection peuvent être adaptés selon les besoins des personnes en situation de handicap qui en font la demande, et ce, en toute confidentialité. Si vous désirez faire connaître vos besoins particuliers, veuillez le mentionner lors de l’envoi de votre candidature.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Nous vous remercions à l’avance de votre candidature

En savoir plus sur les programmes d’accès à l’égalité en emploi | CDPD

  • Agent de secrétariat au secrétariat général

    1 month ago

    Québec, Quebec, Canada École nationale d'administration publique (ENAP) Full time

    Vous cherchez un défi professionnel stimulant ?Le Secrétariat général de l'École nationale d'administration publique (ENAP) recherche un agent de secrétariat pour rejoindre son équipe dynamique.En tant que membre de notre équipe, vous serez chargé de fournir un soutien administratif de haute qualité aux membres de notre équipe, notamment en...

  • Agente ou agent de secrétariat niveau 2

    2 months ago

    Québec, Canada Institut national de la recherche scientifique Full time

    AGENTE OU AGENT DE SECRÉTARIAT NIVEAU 2 POSTE REMPLAÇANT CENTRE EAU TERRE ENVIRONNEMENT À QUÉBEC S ommaire de la fonction Relevant de l’agent de gestion des bâtiments responsable et en collaboration avec les autres membres de l’équipe, la personne effectue un ensemble de travaux secrétariat, s

  • Agente ou agent de secrétariat au secrétariat général

    4 weeks ago

    Québec, Canada École nationale d'administration publique (ENAP) Full time

    Vous êtes une personne autonome, rigoureuse, discrète, collaborative et vous possédez d’excellentes habiletés relationnelles ? Vous possédez de l’expérience en soutien d’équipe de gestion ? Alors vous êtes la personne que nous recherchons ! SOMMAIRE DU POSTENO DE RÉFÉRENCE INTERNE : 24-25-32 LIEU DE TRAVAIL : Ville de Québec Possibilité de...

  • Agent(e) de soutien administrative au Secrétariat général de l'ENAP

    4 weeks ago

    Québec, Quebec, Canada École nationale d'administration publique (ENAP) Full time

    PrésentationL'École nationale d'administration publique (ENAP) est une institution de formation et de recherche en administration publique. Nous sommes à la recherche d'un agent(e) de soutien administratif pour rejoindre notre équipe au Secrétariat général.

  • Agente ou agent de secrétariat au secrétariat général

    1 month ago

    québec city, Canada École nationale d'administration publique (ENAP) Full time

    Vous êtes une personne autonome, rigoureuse, discrète, collaborative et vous possédez d’excellentes habiletés relationnelles ? Vous possédez de l’expérience en soutien d’équipe de gestion ? Alors vous êtes la personne que nous recherchons !SOMMAIRE DU POSTENO DE RÉFÉRENCE INTERNE : 24-25-32 LIEU DE TRAVAIL :Ville de QuébecPossibilité de...

  • Agente ou agent de secrétariat au secrétariat général

    1 month ago

    québec city, Canada École nationale d'administration publique (ENAP) Full time

    Vous êtes une personne autonome, rigoureuse, discrète, collaborative et vous possédez d’excellentes habiletés relationnelles ? Vous possédez de l’expérience en soutien d’équipe de gestion ? Alors vous êtes la personne que nous recherchons !SOMMAIRE DU POSTENO DE RÉFÉRENCE INTERNE : 24-25-32 LIEU DE TRAVAIL :Ville de QuébecPossibilité de...

  • Agente ou agent de secrétariat au secrétariat général

    1 month ago

    québec city, Canada École nationale d'administration publique (ENAP) Full time

    Vous êtes une personne autonome, rigoureuse, discrète, collaborative et vous possédez d’excellentes habiletés relationnelles ? Vous possédez de l’expérience en soutien d’équipe de gestion ? Alors vous êtes la personne que nous recherchons ! SOMMAIRE DU POSTENO DE RÉFÉRENCE INTERNE : 24-25-32LIEU DE TRAVAIL :Ville de QuébecPossibilité de...

  • Agente ou agent de secrétariat niveau 2

    2 months ago

    Québec, Canada Institut national de la recherche scientifique Full time

    AGENTE OU AGENT DE SECRÉTARIAT NIVEAU 2 POSTE REMPLAÇANT CENTRE EAU TERRE ENVIRONNEMENT À QUÉBEC Sommaire de la fonction Relevant de l’agent de gestion des bâtiments responsable et en collaboration avec les autres membres de l’équipe, la personne effectue un ensemble de travaux secrétariat, selon des méthodes et procédures établies se...

  • Agente ou agent de secrétariat niveau 2

    2 months ago

    Québec, Canada Institut national de la recherche scientifique Full time

    AGENTE OU AGENT DE SECRÉTARIAT NIVEAU 2 POSTE REMPLAÇANT CENTRE EAU TERRE ENVIRONNEMENT À QUÉBEC S ommaire de la fonction Relevant de l’agent de gestion des bâtiments responsable et en collaboration avec les autres membres de l’équipe, la personne effectue un ensemble de travaux secrétariat, selon des méthodes et procédures établies se...

  • Agente ou agent de secrétariat niveau 2

    2 months ago

    Québec, Canada Institut national de la recherche scientifique Full time

    AGENTE OU AGENT DE SECRÉTARIAT NIVEAU 2 POSTE REMPLAÇANT CENTRE EAU TERRE ENVIRONNEMENT À QUÉBEC Sommaire de la fonction Relevant de l’agent de gestion des bâtiments responsable et en collaboration avec les autres membres de l’équipe, la personne effectue un ensemble de travaux secrétariat, selon des méthodes et procédures établies se...

  • Agente ou agent de secrétariat niveau 2

    1 month ago

    québec city, Canada Institut national de la recherche scientifique Full time

    AGENTE OU AGENT DE SECRÉTARIAT NIVEAU 2 POSTE REMPLAÇANT CENTRE EAU TERRE ENVIRONNEMENT À QUÉBEC Sommaire de la fonction Relevant de l’agent de gestion des bâtiments responsable et en collaboration avec les autres membres de l’équipe, la personne effectue un ensemble de travaux secrétariat, selon des méthodes et procédures établies se...

  • Agente ou agent de secrétariat niveau 2

    1 month ago

    québec city, Canada Institut national de la recherche scientifique Full time

    AGENTE OU AGENT DE SECRÉTARIAT NIVEAU 2 POSTE REMPLAÇANT CENTRE EAU TERRE ENVIRONNEMENT À QUÉBEC Sommaire de la fonction Relevant de l’agent de gestion des bâtiments responsable et en collaboration avec les autres membres de l’équipe, la personne effectue un ensemble de travaux secrétariat, selon des méthodes et procédures établies se...

  • Agente ou Agent de Secrétariat

    6 months ago

    Québec, Canada Université de Montréal Full time

    **Agente ou agent de secrétariat (PSAR)** **Faculté des sciences de l’éducation - Direction** Ce poste est créé pour soutenir un centre et une clinique, en étroite collaboration avec la Faculté des sciences de l’éducation et le Vice-rectorat aux partenariats communautaires et internationaux. L’extension est un centre de soutien en pédagogie...

  • Agent ou agente de secrétariat

    12 hours ago

    Québec, Canada Université Laval Full time

    Numéro d'offre 15351 Période d'affichage Du 28-11-2024 au 05-12-2024 Lieu de travail Faculté des sciences de l'éducation Vice-décanant aux études Pavillon Jeanne-Lapointe Ville de Québec Statut/Admissibilité Poste régulier syndiqué Ouvert à tous Détails du poste Classe 11 Taux horaire: 26.81$ à 31.73$ Salaire annuel: 48...

  • Agent ou agente de secrétariat

    1 hour ago

    Québec, Canada Université Laval Full time

    Numéro d'offre 15351 Période d'affichage Du 28-11-2024 au 05-12-2024 Lieu de travail Faculté des sciences de l'éducation Vice-décanant aux études Pavillon Jeanne-Lapointe Ville de Québec Statut/Admissibilité Poste régulier syndiqué Ouvert à tous Détails du poste Classe 11 Taux horaire: 26.81$ à 31.73$ Salaire annuel: 48...

  • Agent de secrétariat niveau 2

    4 weeks ago

    Québec, Quebec, Canada Institut national de la recherche scientifique Full time

    Poste de secrétariatL'Institut national de la recherche scientifique recherche un(e) agent(e) de secrétariat niveau 2 pour rejoindre son équipe.ResponsabilitésLe candidat(e) sélectionné(e) aura pour responsabilité de fournir un service de qualité aux employé(e)s, étudiant(e)s et visiteur(e)s du Centre Eau Terre Environnement.Il/elle sera...

  • Agent ou agente de secrétariat

    6 hours ago

    Québec, Canada Université Laval Full time

    Numéro d'offre15351Période d'affichageDu 28-11-2024 au 05-12-2024Lieu de travailFaculté des sciences de l'éducation Vice-décanant aux études Pavillon Jeanne-Lapointe Ville de QuébecStatut/AdmissibilitéPoste régulier syndiqué Ouvert à tousDétails du posteClasse 11 Taux horaire: 26.81$ à 31.73$ Salaire annuel: 48 961.23$ à 57 946.28$ Numéro de...

  • Agent de secrétariat niveau 2

    1 month ago

    Québec, Quebec, Canada Institut national de la recherche scientifique Full time

    Détails de la fonctionL'agent de secrétariat niveau 2 est responsable de l'accueil des employé.e.s, étudiant.e.s et visiteur.euse.s. Il/Elle reçoit les appels téléphoniques, prend et transmet les messages. Il/Elle fournit de l'information d'ordre général et produit les demandes d'achat selon les règles en vigueur.L'agent de secrétariat niveau 2...

  • Agent ou agente de secrétariat

    2 weeks ago

    Québec, Canada Université Laval Full time

    Numéro d'offre15293Période d'affichageDu 11-11-2024 au 18-11-2024Lieu de travailFaculté d'aménagement, d'architecture, d'art et de design Édifice de la Fabrique Ville de QuébecStatut/AdmissibilitéPoste régulier syndiqué Ouvert à tousDétails du posteClasse 11 Taux horaire: 26.81$ à 31.73$ Salaire annuel: 48 961.23$ à 57 946.28$ Numéro de poste:...

  • Agent ou agente de secrétariat

    2 weeks ago

    Québec, Canada Université Laval Full time

    Numéro d'offre 15293 Période d'affichage Du 11-11-2024 au 18-11-2024 Lieu de travail Faculté d'aménagement, d'architecture, d'art et de design Édifice de la Fabrique Ville de Québec Statut/Admissibilité Poste régulier syndiqué Ouvert à tous Détails du poste Classe 11 Taux horaire: 26.81$ à 31.73$ Salaire annuel: 48 961.23$ à...